Il verbale di determinazione del compenso dell’amministratore di una società cooperativa è il documento con cui l’organo competente formalizza la decisione relativa alla remunerazione spettante a uno o più amministratori per lo svolgimento dell’incarico.
Il modello serve a descrivere la convocazione e la regolare costituzione della riunione, l’organo chiamato a deliberare, la proposta esaminata, l’esito della votazione e le condizioni economiche approvate. Può essere utilizzato, opportunamente adattato, quando il compenso viene stabilito dall’assemblea dei soci, dal consiglio di amministrazione o da altro organo previsto dalla legge, dallo statuto o da precedenti deliberazioni.
Fac simile Verbale compenso amministratore cooperativa Word
È possibile utilizzare il seguente fac simile Word come base per predisporre il verbale. Il documento deve essere completato inserendo i dati della cooperativa, dell’amministratore interessato, dell’organo deliberante, dell’importo del compenso e delle modalità di pagamento, verificando sempre la coerenza con lo statuto e con la normativa applicabile.
Esempio Verbale compenso amministratore cooperativa
VERBALE DELLA RIUNIONE DELL’ORGANO COMPETENTE
PER LA DETERMINAZIONE DEL COMPENSO DELL’AMMINISTRATORE
Della società cooperativa [DENOMINAZIONE SOCIALE]
Sede legale in [INDIRIZZO COMPLETO], codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di [LUOGO] [CODICE FISCALE], iscritta al Registro delle Imprese di [LUOGO] al numero [NUMERO REA], iscritta all’Albo delle Società Cooperative al numero [NUMERO ALBO], sezione [SEZIONE].
In data [DATA], alle ore [ORA], presso [LUOGO], si è riunito [L’ASSEMBLEA DEI SOCI / IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE / ALTRO ORGANO COMPETENTE], regolarmente convocato secondo le modalità previste dalla legge e dallo statuto sociale, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
Determinazione del compenso spettante a [NOME E COGNOME], in qualità di [AMMINISTRATORE UNICO / PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE / CONSIGLIERE DI AMMINISTRAZIONE / ALTRA CARICA].
COSTITUZIONE DELLA RIUNIONE
Assume la presidenza della riunione [NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA], il quale/la quale constata e dà atto che:
la riunione è stata convocata in conformità alla legge e allo statuto sociale;
sono presenti, personalmente o per delega, i soci come da elenco allegato al presente verbale, oppure i componenti dell’organo amministrativo indicati nel foglio presenze allegato;
è presente il soggetto incaricato della verbalizzazione, [NOME E COGNOME], in qualità di [SEGRETARIO/A];
sono altresì presenti [INDICARE EVENTUALI ALTRI SOGGETTI PRESENTI E LA RELATIVA QUALIFICA];
risultano assenti [INDICARE NOMI E QUALIFICHE];
[INDICARE, SE APPLICABILE, LA PRESENZA DEL COLLEGIO SINDACALE, DEL REVISORE O DI ALTRO ORGANO DI CONTROLLO];
il Presidente accerta la regolare costituzione della riunione e la sussistenza dei requisiti richiesti dalla legge e dallo statuto per discutere e deliberare sull’argomento all’ordine del giorno.
Il Presidente dichiara pertanto aperta la riunione.
DISCUSSIONE
Il Presidente illustra la necessità di determinare il compenso spettante a [NOME E COGNOME], nominato/a alla carica di [CARICA] con deliberazione del [DATA], per il periodo [PERIODO DI RIFERIMENTO].
Il Presidente dà atto che la determinazione del compenso è rimessa alla competenza di questo organo in forza di [INDICARE LA DISPOSIZIONE DI LEGGE, STATUTO, DELIBERAZIONE O ALTRO TITOLO CHE ATTRIBUISCE LA COMPETENZA].
La riunione esamina la proposta di compenso, tenuto conto dell’incarico affidato, delle responsabilità connesse alla carica, dell’attività richiesta e delle condizioni economiche della cooperativa.
[SE L’AMMINISTRATORE INTERESSATO È PRESENTE, INDICARE SE HA RESO DICHIARAZIONI E SE SI È ASTENUTO DALLA DISCUSSIONE O DALLA VOTAZIONE, OVE RICHIESTO O RITENUTO OPPORTUNO.]
Al termine della discussione, il Presidente sottopone la proposta alla deliberazione della riunione.
DELIBERAZIONE
L’organo competente, con [INDICARE IL RISULTATO DELLA VOTAZIONE, COMPRESI VOTI FAVOREVOLI, CONTRARI E ASTENUTI], delibera:
di riconoscere a [NOME E COGNOME], per l’incarico di [CARICA], un compenso lordo pari a euro [IMPORTO IN CIFRE] ([IMPORTO IN LETTERE]), [ANNUO / MENSILE / PER L’INTERO MANDATO / PER IL PERIODO DAL [DATA] AL [DATA]];
di stabilire che il compenso decorra dal [DATA] e sia corrisposto con periodicità [MENSILE / TRIMESTRALE / SEMESTRALE / ANNUALE / ALTRA PERIODICITÀ], mediante [MODALITÀ DI PAGAMENTO], con applicazione delle ritenute fiscali, previdenziali e degli eventuali ulteriori oneri previsti dalla normativa applicabile;
di precisare che, in caso di inizio o cessazione dell’incarico nel corso del periodo di riferimento, il compenso sarà [RAGGUAGLIATO AL PERIODO DI EFFETTIVO SVOLGIMENTO DELL’INCARICO / REGOLATO SECONDO LE SEGUENTI MODALITÀ: DESCRIZIONE];
di stabilire che [EVENTUALI COMPONENTI VARIABILI, INDENNITÀ O ULTERIORI EMOLUMENTI, CON INDICAZIONE DEI CRITERI E DEI LIMITI];
di riconoscere, ove documentate e inerenti all’incarico, il rimborso delle spese sostenute nell’interesse della cooperativa, secondo le procedure interne e previa presentazione della relativa documentazione giustificativa;
di demandare a [NOME E COGNOME O CARICA] gli adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e previdenziali conseguenti alla presente deliberazione;
di stabilire che il presente compenso resta riferito esclusivamente alla carica amministrativa e non disciplina eventuali rapporti di diversa natura, che dovranno essere regolati separatamente e secondo la normativa applicabile.
[EVENTUALE ULTERIORE DISPOSIZIONE: TESTO]
CHIUSURA DELLA RIUNIONE
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore [ORA].
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
[LUOGO], [DATA]
Il Presidente della riunione
[FIRMA]
[NOME E COGNOME]
Il Segretario verbalizzante
[FIRMA]
[NOME E COGNOME]
Allegati
Elenco dei presenti e, ove applicabile, deleghe.
Foglio presenze.
[ALTRI DOCUMENTI ALLEGATI]
Come compilare il modello Verbale compenso amministratore cooperativa
Il modello deve essere compilato sulla base della concreta situazione della società cooperativa e della fonte che attribuisce la competenza a determinare il compenso. Prima di redigere il verbale è opportuno verificare lo statuto sociale, l’atto di nomina dell’amministratore, le precedenti deliberazioni e le eventuali disposizioni regolamentari interne. La corretta individuazione dell’organo competente è essenziale, poiché una deliberazione assunta da un organo privo dei necessari poteri può risultare inefficace o contestabile.
Nella parte iniziale devono essere indicati la denominazione completa della cooperativa, la sede legale, il codice fiscale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese, il numero REA e i dati relativi all’Albo delle Società Cooperative. Le informazioni devono essere riportate in modo conforme alle risultanze ufficiali e alla documentazione societaria, evitando abbreviazioni o dati non aggiornati.
Occorre poi inserire la data, l’ora e il luogo della riunione, specificando se si tratta dell’assemblea dei soci, del consiglio di amministrazione o di altro organo competente. È necessario verificare che la convocazione sia avvenuta secondo le modalità e nei termini previsti dalla legge e dallo statuto. Nel verbale devono essere inoltre indicati il presidente della riunione, il segretario verbalizzante, i partecipanti, gli eventuali assenti e gli altri soggetti presenti, compresi, quando rilevanti, i componenti del collegio sindacale, il revisore o altro organo di controllo.
L’ordine del giorno deve descrivere con chiarezza l’argomento sottoposto all’esame dell’organo. In questo caso deve riguardare la determinazione del compenso spettante all’amministratore e deve indicare, ove possibile, il nominativo dell’interessato e la carica ricoperta. Un ordine del giorno sufficientemente preciso consente ai partecipanti di conoscere preventivamente l’oggetto della deliberazione e contribuisce a rendere trasparente il procedimento decisionale.
Nel paragrafo dedicato alla discussione devono essere riportati il nominativo dell’amministratore, la carica ricoperta, la data della nomina e il periodo di riferimento del compenso. È importante indicare la fonte della competenza dell’organo deliberante, facendo riferimento alla disposizione di legge, alla clausola statutaria, alla deliberazione assembleare o ad altro atto che attribuisce il potere di stabilire la remunerazione.
La motivazione della proposta può tenere conto della natura e dell’importanza dell’incarico, delle responsabilità connesse alla carica, dell’impegno richiesto, della durata del mandato, delle dimensioni e delle condizioni economiche della cooperativa. Una descrizione chiara degli elementi considerati aiuta a documentare la ragionevolezza della decisione e a distinguere il compenso amministrativo da eventuali rapporti di lavoro subordinato, collaborazione o altra natura.
Se l’amministratore interessato partecipa alla riunione, il verbale deve indicare, quando rilevante, le dichiarazioni rese e l’eventuale astensione dalla discussione o dalla votazione. La gestione di possibili situazioni di conflitto di interessi deve essere valutata alla luce della normativa applicabile, dello statuto e delle circostanze concrete. L’astensione, quando effettuata, deve essere descritta in modo puntuale, specificando la fase della riunione nella quale è avvenuta.
Nel testo della deliberazione devono essere indicati l’importo lordo del compenso, sia in cifre sia in lettere, la sua periodicità e il periodo al quale si riferisce. Il modello consente di prevedere un compenso annuale, mensile, riferito all’intero mandato oppure limitato a un determinato intervallo temporale. Se l’incarico inizia o termina durante il periodo di riferimento, è opportuno precisare se il compenso viene ragguagliato al periodo di effettivo svolgimento dell’incarico e secondo quale criterio.
Devono essere specificate anche la decorrenza del compenso, la periodicità dei pagamenti e la modalità di corresponsione. La clausola relativa all’applicazione delle ritenute fiscali, previdenziali e degli ulteriori oneri deve essere mantenuta e adattata alla concreta posizione dell’amministratore e alla normativa vigente al momento del pagamento. Per una corretta gestione degli aspetti tributari e contributivi è consigliabile sottoporre il testo al professionista che segue la contabilità della cooperativa.
Eventuali componenti variabili, indennità o ulteriori emolumenti devono essere descritti con precisione, indicando i criteri di maturazione, i limiti, il periodo di riferimento e le modalità di verifica. Una previsione generica può creare incertezze sull’entità effettivamente dovuta e sulle condizioni necessarie per il riconoscimento. Qualora non siano previsti elementi variabili, la relativa parte del modello può essere eliminata o sostituita con una dichiarazione espressa di esclusione.
Il rimborso delle spese deve essere collegato a costi effettivamente sostenuti nell’interesse della cooperativa, documentati e inerenti all’incarico. Il verbale può rinviare alle procedure interne, ai limiti aziendali e alla presentazione della documentazione giustificativa. È preferibile distinguere il rimborso delle spese dal compenso vero e proprio, poiché si tratta di voci aventi natura e disciplina differenti.
La deliberazione dovrebbe inoltre indicare il soggetto incaricato di curare gli adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e previdenziali conseguenti. Tale indicazione facilita l’esecuzione della decisione e consente di individuare le attività da svolgere dopo l’approvazione, come la registrazione contabile del compenso e la predisposizione della documentazione necessaria per i pagamenti e gli adempimenti periodici.
È importante precisare che il compenso disciplinato dal verbale riguarda esclusivamente la carica amministrativa. Se con lo stesso soggetto esiste o viene instaurato un diverso rapporto contrattuale, tale rapporto deve essere regolato separatamente, con un autonomo atto e nel rispetto dei requisiti previsti dalla normativa applicabile. La separazione dei titoli evita sovrapposizioni tra remunerazione dell’incarico e corrispettivi eventualmente dovuti per attività ulteriori.
Al termine della riunione devono essere riportati l’orario di chiusura, il luogo e la data di sottoscrizione. Il verbale deve essere letto, approvato e firmato dal presidente e dal segretario verbalizzante, salvo diverse modalità previste dalla legge o dallo statuto. Gli allegati indicati nel testo, come l’elenco dei presenti, le deleghe, il foglio presenze e gli eventuali documenti di supporto, devono essere effettivamente predisposti e conservati insieme al verbale societario.
Il fac simile costituisce una traccia redazionale e non sostituisce la verifica della situazione concreta della cooperativa. Prima dell’utilizzo è opportuno controllare la competenza dell’organo, i quorum costitutivi e deliberativi, le regole di convocazione, la posizione dell’amministratore interessato e gli effetti fiscali e previdenziali del compenso deliberato.