Il Verbale direttivo andamento cooperativa è il documento con cui l’organo amministrativo di una cooperativa registra lo svolgimento della riunione dedicata all’esame dell’andamento generale, economico, finanziario e gestionale dell’ente.
Il verbale serve a documentare la regolare convocazione della riunione, la presenza dei componenti, le informazioni esaminate, le osservazioni formulate e le deliberazioni assunte. Si utilizza, in particolare, quando il consiglio di amministrazione o altro organo amministrativo deve verificare i risultati conseguiti, individuare eventuali criticità, programmare le attività successive e assegnare specifici incarichi operativi.
Fac simile Verbale direttivo andamento cooperativa Word
Puoi scaricare il fac simile del Verbale direttivo andamento cooperativa in formato Word e compilarlo inserendo i dati della cooperativa, dei partecipanti, della riunione, della situazione economica e delle deliberazioni adottate.
Esempio Verbale direttivo andamento cooperativa
VERBALE DELLA RIUNIONE DELL’ORGANO AMMINISTRATIVO
ESAME DELL’ANDAMENTO DELLA COOPERATIVA
Cooperativa [DENOMINAZIONE SOCIALE]
Sede legale in [INDIRIZZO], codice fiscale e partita IVA [CODICE FISCALE/PARTITA IVA], iscritta al Registro delle Imprese di [SEDE] al numero [NUMERO REA/NUMERO DI ISCRIZIONE], iscritta all’Albo delle società cooperative al numero [NUMERO DI ISCRIZIONE, SE DISPONIBILE].
Data [DATA]
Luogo o modalità di svolgimento [INDIRIZZO / PIATTAFORMA DI COLLEGAMENTO]
In data [DATA], alle ore [ORA], presso [LUOGO] / mediante collegamento in videoconferenza attraverso [PIATTAFORMA], si è riunito l’organo amministrativo della Cooperativa, regolarmente convocato secondo le modalità e nei termini previsti dallo statuto sociale, per discutere e deliberare sul seguente
ORDINE DEL GIORNO
Esame dell’andamento generale della Cooperativa.
Esame dell’andamento economico, finanziario e gestionale relativo al periodo [PERIODO DI RIFERIMENTO].
Esame delle attività svolte e dei risultati conseguiti.
Individuazione delle criticità e delle misure correttive.
Programmazione delle attività e degli obiettivi per il periodo successivo.
Varie ed eventuali.
COSTITUZIONE DELLA RIUNIONE
Assume la presidenza della riunione il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], in qualità di [PRESIDENTE / ALTRO TITOLO], il/la quale designa quale segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], che accetta.
Il/La Presidente constata e dà atto che sono presenti:
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA];
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA];
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA];
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA].
Sono assenti giustificati:
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA];
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA].
Sono assenti non giustificati:
[NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA].
Partecipa alla riunione, senza diritto di voto, il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA/FUNZIONE], per [MOTIVO DELLA PARTECIPAZIONE].
Il/La Presidente verifica l’identità dei partecipanti, la regolarità della convocazione e la sussistenza del quorum costitutivo previsto dalla legge e dallo statuto sociale. Accertata la valida costituzione della riunione, dichiara aperta la seduta.
In caso di svolgimento mediante collegamento a distanza, il/la Presidente dà atto che i partecipanti sono identificabili, possono seguire la discussione e intervenire in tempo reale sugli argomenti all’ordine del giorno e che il segretario verbalizzante è in grado di percepire adeguatamente gli eventi oggetto di verbalizzazione.
ESAME DELL’ANDAMENTO DELLA COOPERATIVA
Il/La Presidente introduce la trattazione del primo punto all’ordine del giorno e illustra l’andamento generale della Cooperativa nel periodo compreso tra il [DATA] e il [DATA], con riferimento alle attività svolte, ai servizi erogati, ai rapporti con soci, utenti, clienti, fornitori e altri soggetti interessati, nonché agli obiettivi perseguiti.
La relazione sull’andamento della Cooperativa è illustrata da [NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA/FUNZIONE], e riguarda in particolare:
Attività e servizi svolti: [DESCRIZIONE]
Principali risultati conseguiti: [DESCRIZIONE]
Andamento della base sociale e delle attività con i soci: [DESCRIZIONE]
Andamento dei rapporti con clienti, utenti, committenti, fornitori e altri interlocutori: [DESCRIZIONE]
Personale e collaboratori, ove pertinente: [DESCRIZIONE]
Iniziative, progetti e investimenti realizzati o in corso: [DESCRIZIONE]
Eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi programmati: [DESCRIZIONE]
Ulteriori elementi rilevanti: [DESCRIZIONE]
Il/La Presidente dà inoltre conto delle eventuali criticità emerse nel periodo, indicando, ove possibile, le relative cause e le misure adottate o proposte:
Criticità rilevata: [DESCRIZIONE]
Cause o circostanze rilevanti: [DESCRIZIONE]
Misure adottate o proposte: [DESCRIZIONE]
Responsabile dell’attuazione: [NOME E COGNOME/CARICA]
Termine previsto: [DATA]
ESAME ECONOMICO E FINANZIARIO
L’organo amministrativo esamina la situazione economica e finanziaria della Cooperativa riferita al periodo [PERIODO], sulla base della documentazione messa a disposizione dei partecipanti e, in particolare, di [INDICARE DOCUMENTI, PROSPETTI, REPORT O SITUAZIONI CONTABILI].
Sono illustrati i seguenti dati e andamenti, ove disponibili:
Ricavi o valore della produzione: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Costi di gestione: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Risultato economico provvisorio del periodo: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Disponibilità liquide e andamento dei flussi finanziari: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Crediti e debiti rilevanti: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Investimenti effettuati o programmati: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Scostamenti rispetto al budget o alle previsioni: [IMPORTO E/O DESCRIZIONE]
Altri elementi economici o finanziari rilevanti: [DESCRIZIONE]
Il/La [NOME E COGNOME], in qualità di [CARICA/FUNZIONE], illustra le principali variazioni intervenute e le previsioni per il periodo successivo. L’organo amministrativo prende atto di quanto esposto e formula le seguenti osservazioni: [OSSERVAZIONI].
Eventuali documenti contabili esaminati sono individuati nell’elenco degli allegati al presente verbale.
DISCUSSIONE
Si apre la discussione. Intervengono:
Il/La Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], il/la quale osserva che [OSSERVAZIONI].
Il/La Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], il/la quale propone [PROPOSTA].
Il/La Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], il/la quale chiede chiarimenti in merito a [ARGOMENTO]. Il chiarimento è fornito da [NOME E COGNOME] nei seguenti termini: [CONTENUTO].
Ulteriori osservazioni e valutazioni emerse: [DESCRIZIONE].
Dopo ampia discussione, il/la Presidente sottopone all’organo amministrativo le seguenti proposte.
DELIBERAZIONI
Prima deliberazione
L’organo amministrativo, esaminata la relazione sull’andamento della Cooperativa e la documentazione presentata,
delibera
di prendere atto dell’andamento generale della Cooperativa nel periodo [PERIODO];
di approvare le seguenti linee operative per il periodo successivo: [DESCRIZIONE];
di incaricare [NOME E COGNOME/CARICA] di [ATTIVITÀ O ADEMPIMENTO], entro il [DATA];
di richiedere la predisposizione o l’aggiornamento di [DOCUMENTO/PIANO/REPORT], entro il [DATA];
[ULTERIORI DECISIONI].
Esito della votazione: favorevoli [NUMERO]; contrari [NUMERO]; astenuti [NUMERO].
Eventuali dichiarazioni di voto: [DESCRIZIONE].
Seconda deliberazione
In relazione alla situazione economica e finanziaria esaminata,
delibera
di prendere atto dei dati e delle informazioni illustrati, riferiti al periodo [PERIODO];
di disporre [MISURA, INTERVENTO O ATTIVITÀ];
di incaricare [NOME E COGNOME/CARICA] di monitorare [INDICATORE, COSTO, CREDITO, DEBITO O ALTRO ELEMENTO] e di riferire all’organo amministrativo entro il [DATA];
[ULTERIORI DECISIONI].
Esito della votazione: favorevoli [NUMERO]; contrari [NUMERO]; astenuti [NUMERO].
Eventuali dichiarazioni di voto: [DESCRIZIONE].
Ulteriori deliberazioni
[INDICARE IL TESTO COMPLETO DELLA PROPOSTA, LA DECISIONE ASSUNTA, L’ESITO DELLA VOTAZIONE E LE EVENTUALI DICHIARAZIONI DI VOTO.]
Per ciascuna deliberazione, i componenti eventualmente astenuti o dissenzienti sono: [NOME E COGNOME], per le seguenti ragioni dichiarate: [MOTIVAZIONE, SE RESA].
PIANO DELLE ATTIVITÀ E DEGLI ADEMPIMENTI
L’organo amministrativo individua le seguenti attività da svolgere:
Attività o obiettivo: [DESCRIZIONE]
Responsabile: [NOME E COGNOME/CARICA]
Termine di realizzazione: [DATA]
Risorse o condizioni necessarie: [DESCRIZIONE]
Modalità di verifica dell’avanzamento: [DESCRIZIONE]
Attività o obiettivo: [DESCRIZIONE]
Responsabile: [NOME E COGNOME/CARICA]
Termine di realizzazione: [DATA]
Risorse o condizioni necessarie: [DESCRIZIONE]
Modalità di verifica dell’avanzamento: [DESCRIZIONE]
VARIE ED EVENTUALI
Il/La Presidente apre la trattazione delle eventuali ulteriori questioni. Vengono esaminati i seguenti argomenti:
[ARGOMENTO E SINTESI DELLA DISCUSSIONE]
[EVENTUALE DECISIONE ASSUNTA, ESITO DELLA VOTAZIONE E INCARICHI CONFERITI]
Null’altro essendovi da discutere o deliberare, il/la Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore [ORA].
ALLEGATI
Costituiscono allegati al presente verbale, ove disponibili:
Relazione sull’andamento della Cooperativa relativa al periodo [PERIODO].
Situazione economica e finanziaria al [DATA].
Report gestionale e/o prospetto di confronto con il budget.
Documentazione relativa a [DESCRIZIONE].
Ulteriore documentazione: [DESCRIZIONE].
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo [LUOGO], data [DATA]
Il/La Presidente
[NOME E COGNOME]
Firma ______________________________
Il/La Segretario/a verbalizzante
[NOME E COGNOME]
Firma ______________________________
Eventuali ulteriori sottoscrizioni previste dallo statuto o deliberate dall’organo amministrativo:
[NOME E COGNOME, CARICA]
Firma ______________________________
Come compilare il modello Verbale direttivo andamento cooperativa
Il modello deve essere compilato facendo riferimento alla specifica riunione dell’organo amministrativo e alle regole previste dalla legge, dall’atto costitutivo e dallo statuto della cooperativa. Prima della stesura è opportuno verificare quale organo sia competente a esaminare l’andamento della gestione, quali siano i termini e le modalità di convocazione e quale quorum sia richiesto per la valida costituzione della riunione e per l’approvazione delle deliberazioni.
Nella parte iniziale devono essere indicati la denominazione completa della cooperativa, la sede legale, il codice fiscale, la partita IVA, gli estremi dell’iscrizione al Registro delle Imprese e, se disponibile, il numero di iscrizione all’Albo delle società cooperative. Questi dati devono corrispondere alle risultanze ufficiali e devono essere riportati senza abbreviazioni o variazioni che possano creare dubbi sull’identità dell’ente.
Occorre poi inserire la data, l’ora e il luogo della riunione. Se la seduta si svolge a distanza, è necessario specificare la piattaforma utilizzata e descrivere, nella parte relativa alla costituzione, le circostanze che consentono di identificare i partecipanti, seguire la discussione e intervenire in tempo reale. La verbalizzazione deve inoltre dare conto della possibilità per il segretario di percepire adeguatamente gli eventi e gli interventi oggetto del verbale.
Nel paragrafo dedicato alla costituzione della riunione vanno indicati il presidente e il segretario verbalizzante, precisando la rispettiva carica e l’accettazione dell’incarico di verbalizzazione. Devono essere riportati tutti i componenti presenti, gli assenti giustificati e gli eventuali assenti non giustificati, con l’indicazione della carica ricoperta. Se partecipano consulenti, responsabili aziendali o altri soggetti senza diritto di voto, è opportuno indicarne identità, funzione e motivo della partecipazione.
Il presidente deve verificare e attestare la regolarità della convocazione e la sussistenza del quorum costitutivo previsto dalla legge e dallo statuto. L’indicazione di tali circostanze è importante perché documenta che la riunione si è svolta validamente e che l’organo era legittimato a discutere e deliberare sugli argomenti iscritti all’ordine del giorno.
L’ordine del giorno deve essere coerente con l’oggetto effettivamente trattato. Nel modello sono previsti l’esame dell’andamento generale della cooperativa, l’analisi economica e finanziaria, la verifica delle attività svolte, l’individuazione delle criticità, la programmazione del periodo successivo e le eventuali questioni ulteriori. Ogni argomento deve essere descritto in modo sufficientemente preciso, evitando di inserire decisioni sostanziali su temi non comunicati ai partecipanti, salvo quanto consentito dalle regole applicabili e dallo statuto.
La sezione sull’andamento della cooperativa deve contenere una rappresentazione concreta delle attività svolte nel periodo considerato. È necessario specificare quali servizi siano stati erogati, quali risultati siano stati raggiunti, come si sia evoluta la base sociale e quali rapporti siano stati intrattenuti con soci, utenti, clienti, committenti, fornitori e altri interlocutori. Quando rilevante, possono essere inserite informazioni sul personale, sui collaboratori, sui progetti, sugli investimenti e sugli eventuali scostamenti rispetto agli obiettivi precedentemente programmati.
Le descrizioni devono essere riferite a dati, fatti e circostanze verificabili. È preferibile evitare formule generiche come “la gestione è regolare” quando siano disponibili informazioni più precise su volumi di attività, risultati, contratti, commesse, criticità o obiettivi. Se una voce non è pertinente, può essere indicato che non ricorre oppure che non sono emersi elementi da segnalare.
Le criticità devono essere esposte indicando, quando possibile, il problema rilevato, le cause o le circostanze che lo hanno determinato, le misure già adottate o proposte, il responsabile dell’attuazione e il termine previsto. Questa parte consente di collegare l’analisi della situazione alle successive decisioni dell’organo amministrativo e facilita il controllo dell’avanzamento nelle riunioni successive.
Per la sezione economica e finanziaria devono essere utilizzati i documenti effettivamente messi a disposizione dei partecipanti, come situazioni contabili, prospetti gestionali, report, rendiconti interni o confronti con il budget. Occorre indicare il periodo di riferimento e specificare, ove disponibili, ricavi o valore della produzione, costi di gestione, risultato economico provvisorio, liquidità, flussi finanziari, crediti, debiti, investimenti e scostamenti dalle previsioni.
Gli importi devono essere riportati con la relativa unità di misura e devono essere coerenti con la documentazione contabile esaminata. Se il risultato non è definitivo, è opportuno qualificarlo espressamente come provvisorio. Il verbale non sostituisce il bilancio o la contabilità della cooperativa, ma deve rappresentare fedelmente le informazioni sottoposte all’organo amministrativo e le valutazioni compiute sulla base di tali informazioni.
Nel resoconto della discussione devono essere riportati gli interventi rilevanti, le proposte, le richieste di chiarimento e le risposte fornite. Non è necessario trascrivere ogni parola pronunciata, ma il verbale deve consentire di comprendere il percorso seguito dall’organo amministrativo, le questioni esaminate e gli elementi che hanno preceduto le deliberazioni. Le osservazioni particolarmente significative e le eventuali dichiarazioni di voto devono essere riportate con chiarezza.
Le deliberazioni devono indicare in modo completo la decisione assunta. È quindi opportuno specificare l’oggetto, le attività approvate, gli incarichi conferiti, le scadenze e gli eventuali documenti o report da predisporre. L’esito della votazione deve riportare il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti. Se un componente è dissenziente o si astiene, devono essere indicati il nominativo e, quando resa, la motivazione della posizione assunta.
Le decisioni devono distinguersi dalle semplici prese d’atto. La presa d’atto documenta che l’organo ha esaminato determinate informazioni; l’approvazione di una linea operativa, invece, esprime una decisione gestionale. Per questo motivo è importante utilizzare verbi coerenti con il contenuto effettivo della deliberazione, come prendere atto, approvare, disporre, incaricare, richiedere o rinviare.
Il piano delle attività e degli adempimenti deve collegare ogni obiettivo a un responsabile e a un termine di realizzazione. È utile indicare anche le risorse o le condizioni necessarie e la modalità con cui sarà verificato l’avanzamento. Queste informazioni rendono il verbale uno strumento operativo e permettono di controllare, nelle riunioni successive, se gli incarichi siano stati eseguiti e se gli obiettivi siano stati raggiunti.
La sezione “Varie ed eventuali” deve essere utilizzata con prudenza. In essa possono essere riportate questioni ulteriori effettivamente discusse, purché non si tratti di argomenti che richiedano una preventiva e specifica informazione ai componenti o che incidano su diritti e obblighi senza che i partecipanti abbiano avuto la possibilità di esaminarli adeguatamente. Per ogni questione devono essere indicati la sintesi della discussione, l’eventuale decisione, l’esito della votazione e gli incarichi conferiti.
Gli allegati devono essere richiamati nel verbale e identificati in modo preciso, indicando il titolo o la descrizione del documento e il relativo periodo o data. La documentazione allegata deve corrispondere a quella effettivamente esaminata durante la riunione. Se un documento non viene allegato ma è conservato presso la cooperativa, è possibile indicare dove sia reperibile, secondo le prassi interne dell’ente.
Al termine devono essere indicati il luogo e la data di sottoscrizione. Il verbale deve essere letto, approvato e sottoscritto dal presidente e dal segretario verbalizzante, salvo diverse previsioni statutarie o ulteriori sottoscrizioni deliberate dall’organo amministrativo. Prima della firma è opportuno controllare la correttezza dei nomi, delle cariche, delle date, degli orari, dei risultati delle votazioni e dei riferimenti agli allegati.
Il verbale sottoscritto deve essere conservato nei libri sociali o nell’archivio previsto dalla normativa e dallo statuto, con modalità idonee a garantirne integrità, reperibilità e leggibilità. In presenza di dati personali, informazioni economiche o documenti riservati, la cooperativa deve adottare adeguate misure di conservazione e accesso, limitando la consultazione ai soggetti autorizzati.
Il modello costituisce uno schema generale e deve essere adattato alla concreta struttura della cooperativa, al sistema di amministrazione adottato, alle disposizioni statutarie e alla natura delle decisioni assunte. Quando la riunione riguarda operazioni rilevanti, situazioni di perdita, conflitti di interesse, finanziamenti, rapporti con parti correlate o altri profili particolari, è opportuno verificare preventivamente gli adempimenti applicabili con un professionista qualificato.