Il verbale di riconsegna documenti redatto da un avvocato è un atto scritto che attesta formalmente la restituzione al cliente di tutti i documenti e gli atti relativi a una determinata pratica legale. Questo documento viene predisposto quando il rapporto professionale tra cliente e avvocato si conclude, per qualsiasi motivo, e serve a certificare che il professionista ha effettivamente riconsegnato quanto ricevuto o prodotto nell’interesse del cliente. La sua funzione principale è quella di tutelare entrambe le parti, evitando future contestazioni sulla disponibilità o la mancata restituzione di documenti, e rappresenta una prassi di buona gestione e trasparenza nel rapporto fiduciario tra cliente e legale.
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VERBALE DI RICONSEGNA DOCUMENTI
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso lo studio legale sito in ______________, il Sig./la Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, nella qualità di ______________ (cliente, delegato, ecc.), ha ricevuto dall’Avv. ______________, iscritto all’Ordine degli Avvocati di ______________, i seguenti documenti relativi alla pratica n. ______________:
1. ______________________________________________________
2. ______________________________________________________
3. ______________________________________________________
4. ______________________________________________________
Le parti dichiarano che la riconsegna avviene in data odierna, in buono stato di conservazione e senza alcuna riserva.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Firma del cliente/delegato: ______________________
Firma dell’Avvocato: ____________________________
Come scrivere un verbale di riconsegna documenti avvocato
Un verbale di riconsegna documenti tra avvocato e cliente è un atto fondamentale che sancisce formalmente la restituzione di tutti i documenti precedentemente affidati al legale per lo svolgimento del mandato professionale. Affinché tale verbale sia completo e idoneo a tutelare entrambe le parti, deve contenere una serie di elementi essenziali, descritti in modo articolato e dettagliato.
Innanzitutto, il verbale deve identificare chiaramente le parti coinvolte, ovvero l’avvocato che riconsegna i documenti e il cliente che li riceve. È necessario specificare i dati anagrafici di entrambe le parti, come nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e, nel caso di persone giuridiche, la denominazione sociale, la sede legale e il rappresentante legale. Deve essere indicato anche il rapporto intercorrente tra le parti, ossia il conferimento dell’incarico professionale da parte del cliente e l’accettazione da parte del legale.
È importante che il verbale indichi la data, l’ora e il luogo in cui avviene la riconsegna. Questi dettagli sono fondamentali per contestualizzare l’atto e per fissare con precisione il momento in cui termina la custodia dei documenti da parte dell’avvocato. Inoltre, è necessario che venga descritto il motivo per cui si procede alla riconsegna, ad esempio la conclusione del mandato, la revoca dell’incarico, la rinuncia da parte del legale o qualsiasi altra ragione che abbia determinato la cessazione del rapporto professionale.
Un altro aspetto di rilievo riguarda la descrizione dettagliata dei documenti riconsegnati. Il verbale deve riportare un elenco analitico degli atti, fascicoli, originali, copie autentiche, certificati, corrispondenza e qualsiasi altro documento inerente la pratica o le pratiche trattate dal legale per conto del cliente. Tale descrizione serve a evitare future contestazioni circa la completezza della riconsegna e a dimostrare che l’avvocato ha restituito tutto quanto era in suo possesso, specificando anche lo stato di conservazione in cui si trovano i documenti, se necessario.
Il verbale deve anche contenere una dichiarazione con cui il cliente attesta di aver ricevuto i documenti elencati, dichiarando di non avere altre pretese in merito alla custodia o restituzione degli stessi e liberando così il legale da ulteriori obblighi di conservazione. A sua volta, l’avvocato potrà dichiarare di aver restituito tutto quanto in suo possesso e di non essere più tenuto ad alcun adempimento relativo ai documenti riconsegnati.
Infine, il verbale deve essere sottoscritto da entrambe le parti, con l’indicazione della data e dell’eventuale presenza di testimoni o terzi, se previsto o richiesto dalle circostanze. La sottoscrizione rappresenta l’accettazione reciproca di quanto dichiarato nel documento e ne attribuisce valore legale, rendendolo opponibile a terzi in caso di contestazioni future. In alcuni casi, può essere utile allegare copia dei documenti riconsegnati o effettuare una consegna alla presenza di un pubblico ufficiale, soprattutto in situazioni particolarmente delicate o controverse.
In sintesi, un verbale di riconsegna documenti redatto in modo accurato e dettagliato rappresenta una garanzia per il cliente e per l’avvocato, attestando in modo inequivocabile l’avvenuta restituzione e chiudendo formalmente ogni obbligo derivante dalla gestione dei documenti stessi.
