Il verbale di riconsegna chiavi ufficio è un documento formale che attesta la restituzione delle chiavi di un locale aziendale da parte di chi ne aveva la disponibilità, come un dipendente o un locatario. Questo atto serve a tutelare sia chi riconsegna sia chi riceve le chiavi, specificando la data, le condizioni delle chiavi e degli eventuali accessori, nonché l’identità delle persone coinvolte. La firma di entrambe le parti conferma il passaggio di responsabilità e chiude ufficialmente la gestione dell’accesso a quei locali.
Fac simile verbale di riconsegna chiavi ufficio
VERBALE DI RICONSEGNA CHIAVI UFFICIO
In data ______________, presso ______________________________________________________, il/la sottoscritto/a ________________________________________________________, nato/a a ___________________________ il ________________, domiciliato/a in __________________________________________________________, in qualità di ______________________________________________________,
DICHIARA
di aver riconsegnato a ____________________________________________________________ (nome e cognome del referente aziendale), in qualità di ______________________________________________________, le chiavi relative all’ufficio sito in ________________________________________________, identificato come ________________________________________________________________ (eventuale numero o denominazione dell’ufficio).
Le chiavi riconsegnate sono così descritte:
– Numero di chiavi consegnate: ______________
– Tipologia delle chiavi (es. ingresso principale, archivio, ecc.): _______________________
Il/la referente aziendale sopra indicato/a conferma di aver ricevuto le chiavi e ne attesta la regolare riconsegna.
Letto, confermato e sottoscritto.
Firma del/della riconsegnante: ________________________________
Firma del ricevente: _________________________________________
Luogo ________________, data ________________
Come scrivere un verbale di riconsegna chiavi ufficio
Nella redazione di un verbale di riconsegna chiavi relativo a un ufficio è fondamentale che il documento fornisca un quadro chiaro, preciso e inequivocabile delle circostanze e delle condizioni in cui avviene il passaggio delle chiavi stesse. Innanzitutto è necessario specificare in maniera puntuale le generalità delle parti coinvolte, ovvero chi riconsegna e chi riceve le chiavi, includendo dati identificativi come nome, cognome, ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione o della proprietà e, ove opportuno, estremi di un documento di identità. La corretta individuazione delle persone coinvolte garantisce la tracciabilità e la responsabilità dell’atto.
Proseguendo nella stesura, il verbale deve riportare con esattezza la data e il luogo in cui avviene la riconsegna, così da stabilire in modo certo il momento a partire dal quale il destinatario assume la responsabilità delle chiavi e, di conseguenza, dell’accesso all’ufficio. Un altro elemento imprescindibile è la descrizione dettagliata delle chiavi oggetto della riconsegna: occorre specificare la tipologia (ad esempio chiavi di ingresso principale, chiavi interne, badge elettronici), il numero delle copie restituite e ogni eventuale elemento identificativo (come etichette, codici o numerazioni presenti sulle chiavi stesse), al fine di evitare ambiguità o contestazioni future.
Nel verbale è altresì importante chiarire lo stato delle chiavi e, se ritenuto opportuno, degli accessi cui esse fanno riferimento. Questo aspetto assume particolare rilevanza qualora vi siano danni, anomalie o manomissioni riscontrate al momento della riconsegna, che devono essere segnalate e descritte accuratamente nel documento. In mancanza di osservazioni, si può esplicitare che le chiavi sono state restituite in buono stato e senza riserve. Qualora la riconsegna delle chiavi comporti la cessazione di un rapporto di lavoro, di collaborazione o la fine di un incarico, è opportuno che il verbale menzioni il motivo della riconsegna, contestualizzando così l’atto all’interno del più ampio rapporto intercorrente tra le parti.
Infine, il verbale assume pieno valore solo se sottoscritto da entrambi i soggetti coinvolti, a conferma della reciproca presa visione e accettazione di quanto riportato. In taluni casi può essere opportuno prevedere la presenza di eventuali testimoni o di un referente dell’ufficio risorse umane o dell’amministrazione, che può controfirmare il documento per rafforzarne la valenza probatoria. Il verbale, redatto in duplice copia, deve essere poi conservato presso l’ufficio preposto e una copia consegnata a ciascuna delle parti, così da garantire trasparenza e tutela per tutti i soggetti coinvolti.
