Il verbale di assemblea deserta di una società cooperativa è il documento con cui si attesta formalmente che l’assemblea dei soci non si è potuta costituire per l’assenza totale dei soci oppure per il mancato raggiungimento del quorum costitutivo previsto dalla legge o dallo statuto sociale.
Il verbale serve a documentare lo svolgimento della convocazione, le verifiche effettuate dal soggetto incaricato e l’impossibilità di procedere alla discussione degli argomenti all’ordine del giorno o all’adozione di deliberazioni. Si utilizza, in particolare, quando nessun socio partecipa all’assemblea, quando le presenze personali o per delega sono inferiori al quorum richiesto oppure quando occorre conservare una prova formale della mancata costituzione dell’organo assembleare.
Fac simile Verbale assemblea deserta cooperativa Word
Puoi scaricare il fac simile in formato Word e compilarlo inserendo i dati della cooperativa, della convocazione, dei soci presenti o assenti e delle verifiche svolte prima della chiusura della seduta.
Esempio Verbale assemblea deserta cooperativa
VERBALE DI ASSEMBLEA DEI SOCI NON COSTITUITA PER MANCANZA DEL QUORUM
(ASSEMBLEA DESERTA)
[DENOMINAZIONE] SOCIETÀ COOPERATIVA
con sede legale in [INDIRIZZO], codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di [LUOGO] [CODICE FISCALE/NUMERO REA], iscritta all’Albo delle società cooperative al n. [NUMERO]
L’anno [ANNO], il giorno [GIORNO] del mese di [MESE], alle ore [ORA], presso [INDIRIZZO E LUOGO DELLA RIUNIONE] / mediante [MODALITÀ DI COLLEGAMENTO A DISTANZA, SE PREVISTA], era convocata l’assemblea dei soci della [DENOMINAZIONE] Società Cooperativa, in [prima/seconda] convocazione, per discutere il seguente
ORDINE DEL GIORNO
[INDICARE INTEGRALMENTE L’ORDINE DEL GIORNO RIPORTATO NELL’AVVISO DI CONVOCAZIONE]
Nel luogo e all’ora sopra indicati è presente il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], in qualità di [PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE/AMMINISTRATORE/INCARICATO DALL’ORGANO AMMINISTRATIVO O DAL SOGGETTO CHE HA CONVOCATO L’ASSEMBLEA], il/la quale procede alla verifica delle presenze e della regolarità della convocazione.
Il/La presente dà atto che l’assemblea è stata convocata mediante [MODALITÀ DI CONVOCAZIONE PREVISTA DALLO STATUTO] in data [DATA DI INVIO O PUBBLICAZIONE DELL’AVVISO], con avviso contenente il luogo, la data, l’ora e l’ordine del giorno della riunione, trasmesso/pubblicato secondo le modalità e nei termini previsti dallo statuto sociale.
Dalla verifica delle presenze risulta quanto segue:
Soci aventi diritto di partecipare all’assemblea: n. [NUMERO].
Soci presenti personalmente: n. [NUMERO].
Soci rappresentati per delega: n. [NUMERO].
Soci complessivamente presenti o rappresentati: n. [NUMERO].
Soci assenti: n. [NUMERO].
Il foglio delle presenze, con l’indicazione dei soci intervenuti personalmente o rappresentati e delle eventuali deleghe, [È ALLEGATO AL PRESENTE VERBALE / NON È STATO REDATTO, IN QUANTO NESSUN SOCIO È INTERVENUTO].
[OPZIONE A – NESSUN SOCIO PRESENTE]
Alle ore [ORA], constatato che nessun socio è intervenuto, né personalmente né per delega, il/la presente dà atto che l’assemblea è deserta e non può essere costituita.
[OPZIONE B – PRESENZE INFERIORI AL QUORUM]
Alle ore [ORA], constatato che sono intervenuti, personalmente o per delega, n. [NUMERO] soci su n. [NUMERO] soci aventi diritto, il/la presente dà atto che non è raggiunto il quorum costitutivo previsto dallo statuto sociale per la [prima/seconda] convocazione. L’assemblea, pertanto, non può essere validamente costituita.
Poiché l’assemblea non si è validamente costituita, non si procede alla trattazione degli argomenti iscritti all’ordine del giorno e non viene adottata alcuna deliberazione.
La seduta viene dichiarata chiusa alle ore [ORA].
Il presente verbale viene redatto per attestare la mancata costituzione dell’assemblea e viene sottoscritto dal/dalla soggetto/a che ha effettuato la verifica delle presenze e dal/dalla verbalizzante, ove nominato/a.
[LUOGO], [DATA]
Il/La soggetto/a che ha effettuato la verifica delle presenze
[FIRMA]
[NOME E COGNOME]
Il/La verbalizzante, se nominato/a
[FIRMA]
[NOME E COGNOME]
ALLEGATI
Avviso di convocazione e prova dell’invio o della pubblicazione.
Foglio delle presenze e deleghe, se presenti.
Come compilare il modello Verbale assemblea deserta cooperativa
La compilazione del modello deve iniziare dall’indicazione completa della cooperativa. Occorre riportare la denominazione sociale risultante dall’atto costitutivo o dal Registro delle Imprese, la sede legale, il codice fiscale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese, gli eventuali estremi del numero REA e l’iscrizione all’Albo delle società cooperative. È importante utilizzare dati aggiornati e coerenti con quelli ufficiali della società.
Nella parte iniziale del verbale devono essere inseriti l’anno, il giorno, il mese e l’ora fissati per l’assemblea. Deve essere indicato anche il luogo della riunione oppure, se ammesso dallo statuto e concretamente utilizzato, il sistema di collegamento a distanza. Il modello consente di specificare se l’assemblea si svolge in prima o in seconda convocazione. Tale indicazione deve corrispondere esattamente all’avviso inviato o pubblicato ai soci.
L’ordine del giorno deve essere trascritto integralmente, senza riassunti o modifiche. La sua riproduzione deve coincidere con il contenuto dell’avviso di convocazione, perché il verbale deve documentare quale assemblea era stata convocata e quali argomenti avrebbero dovuto essere esaminati. In assenza del quorum costitutivo, gli argomenti non vengono discussi e non possono essere adottate deliberazioni, ma devono comunque essere indicati per identificare correttamente la riunione.
Il soggetto che effettua la verifica delle presenze deve essere individuato con nome e cognome e con la relativa qualifica. Può trattarsi, a seconda delle previsioni statutarie e dell’organizzazione della cooperativa, del presidente del consiglio di amministrazione, di un amministratore, di un incaricato dall’organo amministrativo oppure del soggetto che ha convocato l’assemblea. La qualifica indicata nel modello deve corrispondere all’incarico effettivamente ricoperto o ricevuto.
È necessario descrivere le modalità e la data della convocazione, indicando il mezzo previsto dallo statuto, come una comunicazione individuale, una raccomandata, una posta elettronica certificata, una pubblicazione o altra modalità statutariamente prevista. Devono essere specificate la data di invio o pubblicazione e la circostanza che l’avviso conteneva il luogo, la data, l’ora e l’ordine del giorno. È opportuno conservare la documentazione che dimostra l’avvenuta convocazione e allegarla al verbale o comunque renderla reperibile insieme ai libri e ai documenti sociali.
La sezione relativa alle presenze deve essere compilata sulla base di una verifica effettiva. Occorre distinguere il numero complessivo dei soci aventi diritto di partecipare, i soci presenti personalmente, quelli rappresentati per delega, il totale dei soci presenti o rappresentati e gli assenti. I dati devono essere tra loro coerenti: il totale dei soci presenti o rappresentati deve corrispondere alla somma dei presenti personalmente e dei soci rappresentati per delega, mentre il numero degli assenti deve risultare dal confronto con il totale degli aventi diritto.
Quando nessun socio è intervenuto, né personalmente né tramite delega, deve essere selezionata l’opzione relativa all’assemblea completamente deserta. In questo caso il verbale deve attestare chiaramente l’assenza totale dei partecipanti e la conseguente impossibilità di costituire l’assemblea. Se invece sono intervenuti uno o più soci, ma il numero complessivo non raggiunge il quorum previsto, deve essere utilizzata l’opzione relativa alle presenze inferiori al quorum, indicando sia i soci intervenuti sia il numero complessivo degli aventi diritto.
Il quorum costitutivo non deve essere calcolato in modo automatico sulla base di formule generiche. Deve essere verificato consultando lo statuto della cooperativa e, quando necessario, le disposizioni normative applicabili alla specifica società e alla convocazione considerata. La clausola statutaria può distinguere tra prima e seconda convocazione e può stabilire regole particolari per il computo dei soci presenti, delle deleghe o delle diverse categorie di soci. Nel verbale è quindi opportuno riportare il riferimento al quorum previsto dallo statuto, evitando di dichiarare il mancato raggiungimento senza aver prima effettuato una verifica documentale.
Il foglio delle presenze deve essere allegato quando è stato predisposto. Esso dovrebbe indicare i soci intervenuti, la modalità di partecipazione, l’eventuale rappresentanza per delega e gli altri elementi utili a dimostrare la verifica compiuta. Se nessun socio è intervenuto e il foglio non è stato redatto, il modello consente di dichiararlo espressamente. Le eventuali deleghe devono essere conservate insieme alla documentazione assembleare e devono risultare compatibili con le disposizioni di legge e dello statuto.
La parte conclusiva deve precisare che, non essendosi validamente costituita l’assemblea, non si è proceduto alla trattazione dell’ordine del giorno e non è stata adottata alcuna deliberazione. Questa dichiarazione è importante perché distingue il verbale di assemblea deserta da un verbale contenente decisioni dei soci. Dopo aver indicato l’ora di chiusura della seduta, devono essere inseriti il luogo e la data di redazione o sottoscrizione del documento.
Il verbale deve essere firmato dal soggetto che ha effettuato la verifica delle presenze. Deve essere apposta anche la firma del verbalizzante, se nominato. I nomi riportati accanto alle firme devono essere leggibili e completi. Se la riunione si è svolta a distanza, è opportuno conservare anche le evidenze relative alle modalità di collegamento e alla verifica dell’identità dei partecipanti, secondo quanto previsto dallo statuto e dalle procedure della cooperativa.
Infine, devono essere raccolti e conservati gli allegati indicati nel modello, in particolare l’avviso di convocazione con la prova dell’invio o della pubblicazione, il foglio delle presenze e le eventuali deleghe. Prima della sottoscrizione è consigliabile controllare che date, orari, numero dei soci, modalità di convocazione e riferimenti statutari siano uniformi in tutti i documenti. Il modello deve essere adattato alle regole specifiche della cooperativa e, nei casi dubbi, verificato con il professionista incaricato della gestione societaria.