Il verbale dell’assemblea per la nomina del vicepresidente di una cooperativa è il documento con cui si formalizzano la convocazione, lo svolgimento e le decisioni assunte dall’assemblea dei soci in merito all’attribuzione dell’incarico.
Il modello serve a documentare la regolare costituzione dell’assemblea, l’identità dei partecipanti, la proposta di nomina, l’esito della votazione, l’accettazione dell’incarico e gli eventuali adempimenti successivi. Si utilizza quando la nomina del vicepresidente rientra nelle competenze dell’assemblea secondo la legge, l’atto costitutivo o lo statuto della cooperativa, anche nel caso in cui l’assemblea si riunisca in forma ordinaria, straordinaria o totalitaria.
Fac simile Verbale assemblea nomina del vicepresidente cooperativa Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word del verbale di assemblea per la nomina del vicepresidente della cooperativa. Il modello può essere scaricato, completato con i dati della società e adattato alle previsioni dello statuto e alle specifiche deliberazioni assunte dai soci.
Esempio Verbale assemblea nomina del vicepresidente cooperativa
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
PER LA NOMINA DEL VICEPRESIDENTE
Della cooperativa [DENOMINAZIONE SOCIALE]
Sede legale in [INDIRIZZO COMPLETO]
Codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle imprese [CODICE FISCALE / NUMERO REA]
Iscritta all’Albo delle società cooperative al n. [NUMERO DI ISCRIZIONE, SE APPLICABILE]
L’anno [ANNO], il giorno [GIORNO] del mese di [MESE], alle ore [ORA], presso [LUOGO COMPLETO], si è riunita l’assemblea dei soci della cooperativa [DENOMINAZIONE SOCIALE], in forma [ORDINARIA/STRAORDINARIA], regolarmente convocata secondo le modalità e nei termini previsti dalla legge e dallo statuto sociale.
In alternativa, qualora l’assemblea sia totalitaria:
L’assemblea si riunisce in forma totalitaria, essendo presenti, personalmente o per delega, tutti i soci aventi diritto di voto e risultando presenti o informati tutti gli amministratori e i componenti dell’organo di controllo, ove nominati, i quali dichiarano di non opporsi alla trattazione degli argomenti all’ordine del giorno.
Assume la presidenza dell’assemblea il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], in qualità di [QUALIFICA], il/la quale, constatata e fatta constatare la regolarità della convocazione e della costituzione dell’assemblea, nomina segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME].
Il Presidente dà atto che sono presenti, personalmente o per delega, i soci risultanti dall’elenco allegato al presente verbale sotto la lettera “A”, per complessivi n. [NUMERO] soci aventi diritto di voto su n. [NUMERO] soci iscritti nel libro dei soci.
Sono inoltre presenti:
Per il consiglio di amministrazione:
[NOME E COGNOME, CARICA]
[NOME E COGNOME, CARICA]
Per l’organo di controllo, ove nominato:
[NOME E COGNOME, CARICA]
[NOME E COGNOME, CARICA]
Il Presidente accerta che l’assemblea è validamente costituita e può deliberare sugli argomenti iscritti all’ordine del giorno, in conformità alla legge e alle disposizioni statutarie applicabili.
ORDINE DEL GIORNO
Nomina del Vicepresidente della cooperativa e determinazione della durata dell’incarico.
Il Presidente illustra ai presenti la necessità di procedere alla nomina del Vicepresidente della cooperativa e richiama l’articolo [NUMERO] dello statuto sociale, il quale attribuisce all’assemblea la competenza a provvedere alla nomina del Vicepresidente [E, SE DEL CASO, ALLA NOMINA DEL COMPONENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE CHE RICOPRIRÀ TALE INCARICO].
Il Presidente precisa che la nomina è effettuata nel rispetto delle disposizioni di legge e dello statuto sociale, nonché dei requisiti eventualmente previsti per la carica.
Il Presidente propone di nominare alla carica di Vicepresidente il/la Sig./Sig.ra:
[NOME E COGNOME]
nato/a a [LUOGO DI NASCITA] il [DATA DI NASCITA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO COMPLETO],
[EVENTUALE QUALIFICA O CARICA RICOPERTA NELLA COOPERATIVA].
Il Presidente invita l’assemblea a deliberare sulla proposta.
DELIBERAZIONE
L’assemblea, udita la relazione del Presidente e preso atto di quanto previsto dall’articolo [NUMERO] dello statuto sociale,
delibera
di nominare il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], sopra generalizzato/a, Vicepresidente della cooperativa [DENOMINAZIONE SOCIALE];
di stabilire che l’incarico abbia durata fino al [DATA / TERMINE DEL MANDATO / APPROVAZIONE DEL BILANCIO RELATIVO ALL’ESERCIZIO CHIUSO AL [DATA]], salvo cessazione anticipata per qualsiasi causa prevista dalla legge o dallo statuto sociale;
di dare atto che, in caso di assenza o impedimento del Presidente, il Vicepresidente ne eserciterà le funzioni nei limiti e secondo le modalità stabiliti dalla legge, dallo statuto sociale e dalle eventuali deliberazioni degli organi competenti;
di precisare che la presente nomina non attribuisce, di per sé, poteri di rappresentanza ulteriori rispetto a quelli previsti dalla legge, dallo statuto sociale o da specifiche deliberazioni degli organi competenti;
[EVENTUALE, SOLO SE APPLICABILE: di nominare il/la Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME] anche quale componente del consiglio di amministrazione, per la durata e alle condizioni indicate nella presente deliberazione e nel rispetto dello statuto sociale.]
[EVENTUALE: di stabilire che per l’incarico non sia riconosciuto alcun compenso, fatto salvo il rimborso delle spese documentate sostenute nell’interesse della cooperativa e previamente autorizzate, ove previsto.]
[EVENTUALE: di stabilire per l’incarico un compenso annuo lordo pari a euro [IMPORTO], oltre agli eventuali rimborsi spese, con le modalità e alle condizioni deliberate dall’assemblea.]
La deliberazione è approvata con il seguente esito:
Soci presenti o rappresentati aventi diritto di voto: n. [NUMERO]
Voti favorevoli: n. [NUMERO]
Voti contrari: n. [NUMERO]
Astenuti: n. [NUMERO]
[EVENTUALE: Non partecipanti alla votazione: n. [NUMERO]]
La votazione è avvenuta mediante [VOTAZIONE PALESE / SCRUTINIO SEGRETO / ALTRA MODALITÀ PREVISTA DALLO STATUTO].
Il Presidente dichiara approvata la deliberazione con le maggioranze previste dalla legge e dallo statuto sociale.
DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE
Il/La Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME], presente all’assemblea, dichiara di accettare la nomina a Vicepresidente della cooperativa e attesta, sotto la propria responsabilità, di non trovarsi in alcuna causa di ineleggibilità, incompatibilità o decadenza prevista dalla legge o dallo statuto sociale.
Il/La medesimo/a dichiara inoltre:
di accettare la durata e le condizioni dell’incarico come sopra deliberate;
di impegnarsi a comunicare tempestivamente alla cooperativa ogni eventuale variazione dei dati dichiarati o circostanza rilevante ai fini della carica;
che i propri dati identificativi sono i seguenti:
Nome e cognome: [NOME E COGNOME]
Luogo e data di nascita: [LUOGO E DATA DI NASCITA]
Codice fiscale: [CODICE FISCALE]
Residenza: [INDIRIZZO COMPLETO]
Domicilio per la carica, se diverso: [INDIRIZZO COMPLETO]
Recapito telefonico: [NUMERO]
Indirizzo di posta elettronica: [INDIRIZZO E-MAIL]
Il/La nominato/a autorizza il trattamento dei dati personali nei limiti e per le finalità connesse agli adempimenti relativi alla nomina e alla gestione della carica, secondo la normativa applicabile.
ADEMPIMENTI CONSEGUENTI
L’assemblea dà mandato al Presidente del consiglio di amministrazione, o a chi ne fa le veci, di compiere gli adempimenti conseguenti alla presente deliberazione e di curare, ove dovuti, gli aggiornamenti dei libri sociali e le comunicazioni o gli eventuali depositi presso gli uffici competenti, nei termini e con le modalità previsti dalla legge.
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa l’assemblea alle ore [ORA].
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
[LUOGO], [DATA]
Il Presidente dell’assemblea
____________________________
[NOME E COGNOME]
Il Segretario verbalizzante
____________________________
[NOME E COGNOME]
Per accettazione della nomina
Il/La Vicepresidente nominato/a
____________________________
[NOME E COGNOME]
ALLEGATI
Allegato “A”: elenco dei soci presenti o rappresentati e relative deleghe
Allegato “B”: [EVENTUALI ULTERIORI DOCUMENTI]
Come compilare il modello Verbale assemblea nomina del vicepresidente cooperativa
Il modello deve essere compilato verificando preliminarmente le disposizioni contenute nello statuto e nell’atto costitutivo della cooperativa. È infatti necessario accertare quale organo sia competente a nominare il vicepresidente, se la carica debba essere attribuita a un componente del consiglio di amministrazione e quali siano le regole applicabili alla convocazione, alla costituzione dell’assemblea e alle maggioranze deliberative.
Nella parte iniziale devono essere inseriti la denominazione completa della cooperativa, la sede legale, il codice fiscale, il numero di iscrizione al Registro delle imprese e, se applicabile, il numero di iscrizione all’Albo delle società cooperative. Questi dati devono corrispondere a quelli risultanti dai registri e dai libri sociali, così da identificare senza ambiguità l’ente interessato dalla deliberazione.
Occorre poi indicare la data, l’ora e il luogo della riunione, specificando se l’assemblea si riunisce in forma ordinaria o straordinaria. Se tutti i soci aventi diritto di voto sono presenti, personalmente o per delega, e sono presenti o informati gli amministratori e i componenti dell’organo di controllo eventualmente nominati, può essere utilizzata la formula relativa all’assemblea totalitaria, purché siano rispettate le condizioni previste dalla legge e dallo statuto.
Devono essere identificati il presidente dell’assemblea e il segretario verbalizzante, indicando per ciascuno nome, cognome e qualifica. Il presidente verifica la regolarità della convocazione e della costituzione dell’assemblea, mentre il segretario cura la redazione materiale del verbale. È opportuno riportare anche i nominativi degli amministratori e dei componenti dell’organo di controllo presenti alla riunione.
La presenza dei soci deve risultare dall’elenco allegato al verbale. Nel testo principale vanno indicati il numero dei soci presenti o rappresentati con diritto di voto e il numero complessivo dei soci iscritti nel libro dei soci. Le deleghe eventualmente conferite devono essere raccolte e conservate insieme alla documentazione assembleare, verificando che siano valide e conformi alle regole statutarie.
Nel punto dedicato all’ordine del giorno deve essere indicato in modo chiaro l’argomento sottoposto all’assemblea, ossia la nomina del vicepresidente e la determinazione della durata dell’incarico. L’ordine del giorno deve essere coerente con quello contenuto nell’avviso di convocazione, poiché non dovrebbero essere assunte deliberazioni su materie non previamente comunicate ai soci, salvo i casi consentiti dalla normativa applicabile.
La parte motivazionale deve richiamare l’articolo dello statuto che disciplina la nomina del vicepresidente e, se necessario, la nomina del componente del consiglio di amministrazione destinato a ricoprire tale funzione. Prima di procedere alla votazione è opportuno verificare che il candidato possieda i requisiti richiesti dalla legge, dallo statuto o da eventuali regolamenti interni e che non sussistano cause di ineleggibilità, incompatibilità o decadenza.
Per il soggetto proposto devono essere indicati nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza ed eventuale qualifica o carica già ricoperta nella cooperativa. I dati devono essere riportati in modo completo e corretto, poiché saranno utilizzati anche per gli eventuali aggiornamenti dei libri sociali e per le comunicazioni agli uffici competenti.
La deliberazione deve precisare espressamente la nomina, la durata dell’incarico e l’eventuale termine finale. La durata può essere collegata a una data determinata, alla scadenza del mandato oppure all’approvazione del bilancio relativo a uno specifico esercizio, sempre nel rispetto delle previsioni statutarie. È inoltre utile indicare che l’incarico può cessare anticipatamente per le cause previste dalla legge o dallo statuto.
Il verbale deve chiarire i poteri connessi alla carica. In particolare, la previsione secondo cui il vicepresidente esercita le funzioni del presidente in caso di assenza o impedimento non deve essere interpretata come attribuzione automatica di poteri ulteriori rispetto a quelli stabiliti dalla legge, dallo statuto o da specifiche deliberazioni degli organi competenti. Eventuali poteri di rappresentanza devono essere indicati e conferiti secondo le regole applicabili.
Se la nomina del vicepresidente coincide con la nomina o la conferma quale componente del consiglio di amministrazione, la relativa circostanza deve essere riportata nella deliberazione solo quando effettivamente applicabile. Analogamente, le clausole relative all’assenza di compenso, al rimborso delle spese o alla determinazione di un compenso annuo lordo devono essere mantenute esclusivamente se sono state oggetto di decisione assembleare e se risultano compatibili con lo statuto e con la normativa vigente.
L’esito della votazione deve essere indicato con precisione, riportando il numero dei soci presenti o rappresentati aventi diritto di voto, i voti favorevoli, i voti contrari, gli astenuti e, se previsto o necessario, i soci che non hanno partecipato alla votazione. Deve essere specificata anche la modalità utilizzata, come la votazione palese, lo scrutinio segreto o altra procedura prevista dallo statuto. Il presidente dichiara quindi l’approvazione della deliberazione sulla base delle maggioranze richieste.
La dichiarazione di accettazione deve essere sottoscritta dal soggetto nominato. Con tale dichiarazione, il vicepresidente accetta l’incarico, conferma la durata e le condizioni deliberate e attesta l’assenza di cause ostative. È opportuno completare tutti i dati identificativi, compresi il domicilio per la carica, il recapito telefonico e l’indirizzo di posta elettronica, qualora richiesti dalla cooperativa o necessari per gli adempimenti successivi.
La clausola sul trattamento dei dati personali deve essere utilizzata in modo coerente con la normativa applicabile e con le informative adottate dalla cooperativa. Il trattamento deve essere limitato alle finalità connesse alla nomina, alla gestione della carica, alla tenuta dei libri sociali e agli eventuali adempimenti amministrativi, societari o pubblicitari.
Al termine del verbale devono essere indicati gli adempimenti conseguenti, attribuendo al presidente del consiglio di amministrazione, o a chi ne fa le veci, il compito di aggiornare i libri sociali e di curare le comunicazioni o i depositi eventualmente richiesti. La necessità di presentare una pratica al Registro delle imprese o presso altri uffici dipende dalla natura della nomina, dai poteri attribuiti e dalle norme applicabili alla cooperativa; per questo è opportuno verificare caso per caso gli obblighi formali.
Infine, devono essere riportati l’ora di chiusura dell’assemblea, il luogo e la data di sottoscrizione. Il verbale deve essere firmato dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante; il vicepresidente nominato sottoscrive inoltre la dichiarazione di accettazione. Prima della conservazione, è necessario controllare che non siano rimasti campi tra parentesi quadre non compilati e che tutti gli allegati richiamati, comprese le deleghe e l’elenco dei soci presenti o rappresentati, siano effettivamente uniti al documento.