Il verbale di approvazione del bilancio di una cooperativa è il documento formale con cui l’assemblea dei soci registra la decisione adottata in merito al bilancio d’esercizio. Ha la funzione di attestare l’approvazione del bilancio, la determinazione della destinazione dell’utile e le eventuali deleghe conferite per gli adempimenti successivi. Il verbale è necessario ogni qualvolta l’assemblea approva il bilancio, sia in seduta ordinaria che con modalità di consultazione o consenso scritto, e assume valore probatorio nei confronti di terzi e delle Autorità competenti.
Il modello viene utilizzato per documentare tutte le informazioni essenziali richieste dalla normativa e dallo statuto: dati anagrafici della cooperativa, luogo e data della convocazione e della riunione, quorum costitutivo e deliberativo, elenco dei soci intervenuti o delle deleghe, ordine del giorno, esito delle votazioni, destinazione dell’utile, eventuale distribuzione di utili e conferimento di deleghe per il deposito e la registrazione del verbale. In caso di distribuzione di utili, il verbale può necessitare della registrazione fiscale presso l’Agenzia delle Entrate prima o in occasione del deposito del bilancio.
Fac simile Verbale approvazione bilancio cooperativa Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word pronto per il download e la compilazione: il file contiene il testo completo del verbale con i campi da personalizzare secondo i dati della cooperativa e le scelte dell’assemblea.
Esempio Verbale approvazione bilancio cooperativa
Codice fiscale / Partita IVA: [CF/P.IVA]
REA n.: [NUMERO REA]
Capitale sociale: [IMPORTO CAPITALE] interamente/sottoscritto [SPECIFICARE]
Esercizio sociale: chiuso al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO]
LUOGO, DATA E ORARIO
Luogo: [LUOGO ASSEMBLEA]
Data convocazione: [DATA CONVOCAZIONE]
Data assemblea: [DATA ASSEMBLEA]
Ora inizio seduta: [ORA INIZIO]
Ora chiusura seduta: [ORA FINE]
PRESENZE
Soci intervenuti in proprio e per delega: elenco allegato al presente verbale e parte integrante dello stesso (Allegato A: Elenco soci intervenuti, deleghe e percentuali di capitale rappresentato).
Numero soci presenti: [NUMERO SOCI PRESENTI]
Capitale sociale rappresentato in assemblea: [IMPORTO O PERCENTUALE DEL CAPITALE RAPPRESENTATO]
Quorum costitutivo e deliberativo risultante: [QUORUM RAGGIUNTO] (in conformità allo statuto sociale e alle disposizioni di legge)
Persone intervenute e loro cariche:
Presidente dell’assemblea: [NOME E COGNOME]
Segretario verbalizzante: [NOME E COGNOME]
Componenti del Consiglio di Amministrazione presenti: [ELENCO NOMI]
Componenti del Collegio Sindacale presenti: [ELENCO NOMI] o Revisore legale: [NOME] se presente/assente
ORDINE DEL GIORNO
1) Presentazione del bilancio d’esercizio chiuso al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO] corredato di: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e relazione sulla gestione;
2) Relazione del Collegio Sindacale e/o del Revisore legale (se nominato);
3) Approvazione del bilancio d’esercizio e determinazione della destinazione dell’utile di esercizio;
4) Conferimento di ogni delega necessaria per gli adempimenti successivi, ivi compreso il deposito e, se del caso, la registrazione fiscale del verbale;
5) Varie ed eventuali.
Svolgimento dell’assemblea
Il Presidente apre la seduta alle ore [ORA INIZIO], constata la regolarità della convocazione e la presenza dei soci in numero sufficiente per la validità dell’adunanza, come risultante dall’Allegato A che si intende qui richiamato e trascritto.
Vengono posti in lettura e distribuiti agli intervenuti i seguenti documenti, depositati e resi disponibili nei modi previsti dallo statuto e dalla legge:
a) Bilancio d’esercizio al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO] con stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, corredato dalla relazione sulla gestione del Consiglio di Amministrazione;
b) Relazione del Collegio Sindacale e/o della società di revisione, datata [DATA RELAZIONE];
c) Eventuali altri documenti allegati [SPECIFICARE ALLEGATI].
Dopo la presentazione e la discussione, l’assemblea passa alla votazione della seguente proposta di deliberazione:
DELIBERAZIONE PROPOSTA
“L’assemblea, esaminati il bilancio d’esercizio chiuso al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO], la relazione sulla gestione, la relazione del Collegio Sindacale e gli altri documenti allegati, delibera di approvare il suddetto bilancio con i relativi allegati così come proposti dal Consiglio di Amministrazione.”
Esito della votazione riferita alla delibera di approvazione del bilancio
Voti favorevoli: [NUMERO VOTI FAVOREVOLI] pari a [PERCENTUALE FAVOREVOLI] del capitale rappresentato
Voti contrari: [NUMERO VOTI CONTRARI] pari a [PERCENTUALE CONTRARI] del capitale rappresentato
Astenuti: [NUMERO ASTENUTI] pari a [PERCENTUALE ASTENUTI] del capitale rappresentato
Quorum richiesto dallo statuto e/o dalla legge: [SPECIFICARE MAGGIORANZA RICHIESTA]
Delibera approvata: Sì/No [INDICARE]
DETERMINAZIONE DELLA DESTINAZIONE DELL’UTILE DI ESERCIZIO
L’assemblea delibera altresì, in conformità alla proposta del Consiglio di Amministrazione, la seguente destinazione dell’utile netto risultante dal bilancio approvato, pari a Euro [IMPORTO UTILE NETTO]:
Allocazioni proposte e deliberate:
Riserva legale: Euro [IMPORTO/percentuale]
Fondo mutualistico ai sensi dello statuto: Euro [IMPORTO/percentuale]
Altre riserve statutarie o deliberabili: Euro [IMPORTO/descrizione]
Distribuzione agli associati (se prevista): Euro [IMPORTO] corrispondente a [CRITERI DI DISTRIBUZIONE, es. percentuale sul capitale sociale o su base mutualistica] con pagamento a partire da [DATA PAGAMENTO] e modalità di erogazione [SPECIFICARE]
Trasferimento a nuovo: Euro [IMPORTO]
Eventuali altre destinazioni: [SPECIFICARE]
Nel caso in cui sia deliberata la distribuzione di utili ai soci, l’assemblea prende atto che il presente verbale dovrà essere sottoposto a registrazione presso l’Agenzia delle Entrate prima o in occasione del deposito del bilancio, conformemente alla normativa vigente e alle istruzioni del Registro delle Imprese.
DELEGA PER ADEMPIMENTI SUCCESSIVI
L’assemblea conferisce delega al Presidente del Consiglio di Amministrazione, [NOME E COGNOME], affinché:
a) provveda al deposito del bilancio approvato presso il Registro delle Imprese competente entro il termine di 30 giorni dalla data di approvazione dell’assemblea, con la firma e la sottoscrizione degli eventuali documenti richiesti;
b) provveda agli adempimenti fiscali e amministrativi connessi, ivi compresa, se del caso, l’adempimento di registrazione del presente verbale presso l’Agenzia delle Entrate e ogni altro atto necessario per dare esecuzione alla deliberazione adottata;
c) compili, sottoscriva e depositi le comunicazioni e le certificazioni richieste da norme speciali, statuto o regolamenti.
Approvazione per consultazione scritta o per assunzione della decisione senza assemblea (se applicabile)
Nel caso in cui la decisione di approvazione del bilancio sia adottata mediante consenso scritto o consultazione per iscritto, si riporta che:
Il bilancio d’esercizio chiuso al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO] è stato approvato in data [DATA APPROVAZIONE PER SCRITTO] con il consenso dei soci che rappresentano [PERCENTUALE DEL CAPITALE], come risulta dalle sottoscrizioni e dalle dichiarazioni allegate al presente verbale (Allegato B: Consensi scritti dei soci), e con la seguente decisione sulla destinazione dell’utile: [SPECIFICARE DESTINAZIONE]. Il presente verbale costituisce la documentazione formale della decisione sociale, ai sensi di statuto e di legge.
EFFETTI DELLA DELIBERA
Si dichiara che, con l’approvazione del bilancio di cui sopra, il bilancio e i relativi documenti allegati diventano definitivi e non più modificabili, salvo eventuali rettifiche disposte dall’autorità competente nei termini e nei modi previsti dalla legge.
Letta, approvata e sottoscritta la presente deliberazione, mediante apposita verbalizzazione si dà atto del risultato della votazione come sopra indicato.
ALLEGATI
Allegato A: Elenco soci intervenuti, deleghe e percentuali di capitale rappresentato
Allegato B: Copia del bilancio d’esercizio al [DATA CHIUSURA ESERCIZIO] (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa)
Allegato C: Relazione sulla gestione del Consiglio di Amministrazione
Allegato D: Relazione del Collegio Sindacale e/o del Revisore legale
Allegato E: Eventuali ulteriori documenti richiamati in seduta
CHIUSURA DELLA SEDUTA
Null’altro essendovi da deliberare e nessuno chiedendo la parola, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore [ORA FINE].
FIRME
Il Presidente dell’assemblea
Firma: __________________________
Nome e Cognome: [NOME E COGNOME]
Carica: Presidente del Consiglio di Amministrazione
Data: [DATA]
Il Segretario verbalizzante
Firma: __________________________
Nome e Cognome: [NOME E COGNOME]
Data: [DATA]
Membri del Collegio Sindacale / Revisore (se presenti)
Firma: __________________________
Nome e Cognome: [NOME E COGNOME]
Qualifica: [Sindaco/Presidente del Collegio Sindacale/Revisore]
Data: [DATA]
Eventuali altri sottoscrittori (es. Amministratori presenti)
Firma: __________________________
Nome e Cognome: [NOME E COGNOME]
Carica: [Carica]
Data: [DATA]
IMPEGNO AL DEPOSITO E ALLA REGISTRAZIONE
Si dà mandato e delega formale al Presidente sopra nominato affinché, entro i termini di legge, provveda al deposito del bilancio e alla registrazione del presente verbale presso le autorità competenti, con autorizzazione a sottoscrivere e presentare ogni documento necessario per l’esecuzione della presente deliberazione.
Letto, approvato e sottoscritto.
Come compilare il modello Verbale approvazione bilancio cooperativa
Per compilare correttamente il verbale occorre innanzitutto inserire con precisione i dati identificativi della cooperativa: denominazione sociale completa, sede legale, codice fiscale e partita IVA, numero REA e importo del capitale sociale con l’indicazione se interamente sottoscritto o meno. Vanno poi riportati in modo inequivocabile i riferimenti temporali rilevanti, ossia la data di convocazione dell’assemblea, la data di chiusura dell’esercizio e la data della riunione in cui il bilancio viene esaminato e votato; tali date sono fondamentali anche per il calcolo dei termini di deposito al Registro delle Imprese e per eventuali adempimenti fiscali.
La sezione sulle presenze deve richiamare l’allegato contenente l’elenco dei soci intervenuti, con l’indicazione delle deleghe e della percentuale di capitale rappresentato: questo documento è parte integrante del verbale e serve a comprovare il quorum costitutivo e deliberativo. Nel verbale è necessario indicare il numero dei soci presenti, il capitale rappresentato e la maggioranza richiesta dallo statuto o dalla legge per la validità delle deliberazioni; in mancanza di indicazioni statutarie, si devono rispettare le disposizioni normative vigenti.
La parte dedicata all’ordine del giorno va compilata in modo coerente con gli argomenti effettivamente trattati in assemblea, specificando la presenza e la data delle relazioni allegate, come il bilancio, la nota integrativa, la relazione sulla gestione e la relazione del Collegio Sindacale o del revisore. Al termine della discussione deve essere riportata testualmente la proposta di delibera sottoposta a voto e, subito dopo, l’esito della votazione con il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti e la relativa percentuale del capitale rappresentato, nonché l’indicazione se la delibera è approvata o respinta in base al quorum richiesto.
Se l’assemblea decide la destinazione dell’utile, il verbale deve dettagliare le voci di destinazione (riserva legale, fondi mutualistici, altre riserve, distribuzione agli associati, trasferimento a nuovo), con gli importi o le percentuali corrispondenti e le modalità e tempistiche di erogazione nel caso di distribuzione ai soci. Quando è prevista la distribuzione di utili, il modello deve contenere la clausola che rende noto l’obbligo di registrazione del verbale presso l’Agenzia delle Entrate prima o contestualmente al deposito del bilancio, conformemente alla normativa vigente.
Per gli adempimenti successivi è opportuno inserire la delega formale al Presidente del Consiglio di Amministrazione o ad altro soggetto incaricato, specificando i poteri conferiti: deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese entro i termini di legge, sottoscrizione dei documenti necessari e cura degli adempimenti fiscali e amministrativi, compresa la registrazione del verbale se richiesta. Nel caso in cui l’approvazione sia avvenuta mediante consultazione o consenso scritto, il verbale deve richiamare gli Allegati che raccolgono i consensi e ricostruire temporalmente la decisione sociale, indicando la percentuale del capitale rappresentata dai consensi raccolti.
Infine, il verbale deve essere sottoscritto dalle persone previste dallo statuto: il Presidente dell’assemblea, il segretario verbalizzante e gli eventuali membri del Collegio Sindacale o il revisore. È buona prassi allegare al verbale copia del bilancio approvato, la relazione sulla gestione, la relazione del Collegio Sindacale e ogni altro documento richiamato in sede assembleare, e conservare le copie degli allegati che costituiscono parte integrante del verbale. Prima del deposito verificare la completezza delle informazioni e il rispetto dei termini procedurali, in particolare il termine di 30 giorni per il deposito del bilancio al Registro delle Imprese e gli eventuali obblighi di registrazione fiscale se il verbale prevede distribuzione di utili.
