Il verbale di variazione della sede legale di una SRL è il documento formale con cui l’organo competente della società (assemblea dei soci, consiglio di amministrazione o amministratore unico) prende atto e delibera il trasferimento della sede sociale. Serve a formalizzare la decisione, indicare il vecchio e il nuovo indirizzo, stabilire le modalità di esecuzione della pratica e conferire i mandati necessari per la comunicazione agli enti competenti. Si utilizza quando la società intende spostare la propria sede legale, sia all’interno dello stesso Comune sia in un Comune diverso; la natura della procedura e la documentazione richiesta dipendono proprio dalla circostanza.
Fac simile Verbale variazione sede legale SRL
Di seguito è disponibile un fac-simile in formato Word del verbale, pronto per essere scaricato e compilato.
Esempio Verbale variazione sede legale SRL
VERBALE DELL’ORGANO COMPETENTE PER LA VARIAZIONE DELLA SEDE LEGALE DELLA SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA
Società: [RAGIONE SOCIALE SRL]
Codice fiscale / Partita IVA: [CODICE FISCALE / P.IVA]
Registro delle Imprese di: [CAMERA DI COMMERCIO DI …]
Sede legale attuale: [VIA, N. CIVICO, CAP, COMUNE, PROVINCIA]
Nuova sede legale proposta: [VIA, N. CIVICO, CAP, COMUNE, PROVINCIA]
Data dell’adunanza: [DATA]
Luogo dell’adunanza: [INDICARE LUOGO DELLA RIUNIONE]
Ora di inizio: [ORA]
Organo riunito: [Assemblea dei soci / Consiglio di amministrazione / Amministratore unico] (barrare la voce applicabile)
Presiede la riunione: [NOME E COGNOME DEL PRESIDENTE], in qualità di [CARICA]
Funzione di segretario: [NOME E COGNOME DEL SEGRETARIO] (se nominato)
PRESENTI
Elenco dei presenti e loro qualifica e, se applicabile, percentuale di partecipazione al capitale sociale:
1. [NOME E COGNOME] – [SOCIO / AMMINISTRATORE] – [NUMERO QUOTE / PERCENTUALE]
2. [NOME E COGNOME] – [SOCIO / AMMINISTRATORE] – [NUMERO QUOTE / PERCENTUALE]
3. [NOME E COGNOME] – [SOCIO / AMMINISTRATORE] – [NUMERO QUOTE / PERCENTUALE]
Eventuali assenti giustificati: [NOMI]
VERIFICA DELLE CONVOCAZIONI E COSTITUZIONE DELL’ORGANO
Si prende atto che l’organo è stato regolarmente convocato ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente. Risultano presenti n. [NUMERO] soci o membri dell’organo, rappresentanti complessivamente il [PERCENTUALE]% del capitale sociale. L’organo, pertanto, dichiara di essere validamente costituito per deliberare sull’oggetto posto all’ordine del giorno.
ORDINE DEL GIORNO
1) Proposta di trasferimento della sede legale nell’ambito dello stesso Comune da: [VECCHIO INDIRIZZO COMPLETO] a: [NUOVO INDIRIZZO COMPLETO]
2) Eventuali determinazioni in merito all’adempimento delle formalità necessarie per la comunicazione al Registro delle Imprese e per l’aggiornamento dello statuto sociale.
3) Conferimento di mandate e procurazioni per la sottoscrizione e la presentazione degli atti e delle comunicazioni telematiche agli enti competenti.
ESPOSIZIONE DELLA PROPOSTA
[PRESIDENTE / AMMINISTRATORE] illustra le ragioni e le modalità del trasferimento della sede legale, motivandone l’opportunità con riferimento a: [INDICARE LE MOTIVAZIONI, ES. RAZIONALIZZAZIONE ORGANIZZATIVA, NECESSITÀ LOGISTICHE, ECC.].
DISCUSSIONE E DELIBERA
Si procede alla discussione. Terminata la discussione, si passa alla votazione, con il seguente esito:
Voti favorevoli: [NUMERO] rappresentanti pari a [PERCENTUALE]% del capitale sociale
Voti contrari: [NUMERO] rappresentanti pari a [PERCENTUALE]% del capitale sociale
Astenuti: [NUMERO] rappresentanti pari a [PERCENTUALE]% del capitale sociale
Deliberazione
L’organo, con il quorum e le maggioranze sopra indicate, delibera quanto segue.
Deliberato
1) Di trasferire la sede legale della società dall’indirizzo: [VECCHIO INDIRIZZO COMPLETO] all’indirizzo: [NUOVO INDIRIZZO COMPLETO], nel territorio del medesimo Comune di [NOME COMUNE], con effetto a decorrere dal [DATA EFFETTIVA DI TRASFERIMENTO].
2) Di dare atto che la variazione della sede legale rientra nell’ambito del medesimo Comune e pertanto potrà essere comunicata tramite presentazione telematica al Registro delle Imprese senza atto notarile, nei termini e con le modalità previste dagli uffici competenti.
3) Di autorizzare e conferire piena facoltà a [NOME E COGNOME], in qualità di [AMMINISTRATORE UNICO / AMMINISTRATORE DELEGATO / PRESIDENTE DEL CDA], codice fiscale [CODICE FISCALE], domiciliato per la carica presso la sede sociale, a compiere ogni atto necessario e strumentale per:
- a) predisporre, sottoscrivere e trasmettere la Comunicazione Unica e il modello S2, nonché ogni altro modulo o documentazione richiesta dal Registro delle Imprese e dalla Camera di Commercio competente;
- b) firmare digitalmente e inoltrare telematicamente la pratica presso il Registro delle Imprese, allegando il presente verbale in formato digitale e gli eventuali documenti richiesti;
- c) provvedere al pagamento degli oneri, diritti di segreteria e bolli dovuti per legge relativi alla pratica di variazione della sede legale;
- d) depositare e aggiornare la dicitura della sede legale nello statuto sociale e in qualsiasi altro libro o documento sociale ove ciò risulti necessario, sottoscrivendo gli atti di deposito e le eventuali dichiarazioni sostitutive di atto notorio ove richiesto;
- e) comunicare il trasferimento della sede agli uffici fiscali, agli enti previdenziali e assicurativi competenti, nonché, se ritenuto opportuno, a clienti, fornitori e terzi.
4) Di dare atto che, qualora la nuova sede risultasse situata in Comune diverso da quello della sede precedente, la presente deliberazione dovrà essere sottoposta a redazione di atto pubblico notarile e che la stessa risulterà efficace ai fini dell’iscrizione solo previa presentazione dell’atto notarile al Registro delle Imprese.
DELEGA E DICHIARAZIONI
Si delega il suddetto mandatario a compiere ogni ulteriore dichiarazione e sottoscrizione utile e necessaria per l’esecuzione della presente deliberazione, inclusa la sottoscrizione di eventuali procure, deleghe o istanze a terzi professionisti incaricati della pratica, nonché l’assunzione di eventuali impegni economici connessi all’esecuzione delle formalità.
CHIUSURA
Non essendovi altro da deliberare, alle ore [ORA] il Presidente dichiara chiusa la seduta e viene redatto il presente verbale che, dopo lettura, viene approvato e sottoscritto come segue.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo: [LUOGO]
Data: [DATA]
Il Presidente / Il Verbale è stato redatto da:
[NOME E COGNOME] — Presidente
Firma: __________________________
Il Segretario:
[NOME E COGNOME] — Segretario
Firma: __________________________
Per presa visione e accettazione (se richiesto):
[NOME E COGNOME] — Socio / Amministratore
Firma: __________________________
Allegati da depositare con la Comunicazione Unica (indicativi)
1) Copia del presente verbale firmata digitalmente o con firma autografa e scansionata in formato PDF
2) Documento di identità in corso di validità del soggetto incaricato della firma telematica [NOME]
3) Modello S2 compilato
4) Eventuali deleghe o procure per la presentazione telematica
5) Eventuali documenti richiesti dalla Camera di Commercio competente
Come compilare il modello Verbale variazione sede legale SRL
La compilazione del verbale richiede attenzione formale e sostanziale: occorre innanzitutto identificare con precisione l’organo che delibera, la data, il luogo e l’ora della riunione, nonché i nominativi e le qualifiche dei partecipanti, con l’indicazione delle quote di partecipazione se rilevanti ai fini delle maggioranze. Il testo deve contenere la verifica delle convocazioni e la dichiarazione di regolare costituzione dell’organo, l’indicazione puntuale dell’ordine del giorno e una esposizione sintetica ma chiara delle motivazioni che giustificano il trasferimento della sede. Se la deliberazione autorizza un soggetto a compiere gli adempimenti, è necessario inserire i dati anagrafici e il codice fiscale del mandatario e l’ampiezza dei poteri conferiti, specificando la possibilità di firmare digitalmente e trasmettere la Comunicazione Unica e il modello S2 al Registro delle Imprese.
Se il trasferimento avviene nell’ambito dello stesso Comune, il verbale può essere utilizzato per la procedura telematica al Registro delle Imprese senza redazione di atto pubblico notarile. In tal caso il verbale deve essere firmato dagli organi competenti e trasformato in formato digitale da allegare alla pratica, avendo cura di conservare copia della firma autografa o della versione firmata digitalmente. Se invece la nuova sede si trova in Comune diverso, il contenuto del verbale dovrà essere confermato con atto pubblico notarile e la relativa iscrizione al Registro delle Imprese avverrà a seguito della presentazione dell’atto notarile.
Nel corpo del verbale si devono inserire i dati completi dei luoghi e degli indirizzi (vecchio e nuovo indirizzo), la data di decorrenza della variazione e l’esito delle votazioni con il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti e la percentuale di capitale rappresentata. È opportuno prevedere una sezione che delega espressamente un amministratore o un procuratore alla compilazione e all’invio telematico della Comunicazione Unica e del modello S2, oltre che al pagamento degli oneri e all’aggiornamento dello statuto sociale e dei registri obbligatori.
Accertati di predisporre e allegare alla pratica tutti i documenti richiesti dalla Camera di Commercio competente: copia del verbale in formato PDF firmato, documento d’identità del firmatario digitale, modello S2 compilato, eventuali procure o deleghe e ogni altra documentazione specifica richiesta dall’ufficio. Verifica preventivamente i diritti di segreteria e gli oneri di bollo applicabili e sii pronto a effettuare i versamenti richiesti per completare la pratica.
Infine, dopo l’iscrizione della variazione, aggiorna lo statuto sociale se necessario, annota la nuova sede nei libri sociali e provveda alle comunicazioni agli uffici fiscali, agli enti previdenziali e assicurativi e ai soggetti terzi rilevanti (fornitori, clienti, banche), preferibilmente tramite PEC per lasciare traccia formale dell’avvenuta modifica. Conserva copia di tutta la documentazione inviata e delle ricevute telematiche; tali elementi sono fondamentali per la prova dell’avvenuta iscrizione e per eventuali accertamenti successivi.
