Il verbale di passaggio di consegne tra amministratori di una SRL è il documento formale con cui l’amministratore uscente trasferisce all’amministratore subentrante documenti, registri, credenziali, strumenti e informazioni relativi alla gestione sociale. Serve a tracciare in modo puntuale e verificabile lo stato della documentazione e delle posizioni economiche e contrattuali al momento della cessazione dell’incarico, riducendo il rischio di contestazioni successive e agevolando la continuità gestionale.
Questo atto viene utilizzato ogni qualvolta cambia la persona incaricata della gestione (per dimissioni, scadenza del mandato, decadenza o sostituzione deliberata dall’organo competente). È particolarmente utile per dettagliare eventuali mancanze, consegne frazionate, saldi di cassa o posizioni debitorie/creditorie e per indicare i termini per eventuali integrazioni documentali.
Fac simile Verbale passaggio di consegne tra amministratori SRL Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word, pronto per essere scaricato e compilato con i dati della società e dei soggetti coinvolti. Il modello include le sezioni essenziali: intestazione della società, elenco analitico della documentazione consegnata, stato delle consegne, dichiarazioni delle parti, elenco allegati e spazi per le firme.
Esempio Verbale passaggio di consegne tra amministratori SRL
Denominazione sociale: [DENOMINAZIONE SOCIETÀ S.R.L.]
Sede legale: [INDIRIZZO SEDE LEGALE]
Iscrizione Registro Imprese (facoltativo): [CAMPO/REA/NUMERO]
Codice fiscale / P.IVA: [CODICE FISCALE / P.IVA]
Data: [DATA]
Ora: [ORA]
Luogo: [LUOGO (SEDE SOCIETARIA / UFFICIO / ALTRO)]
Premesso
– Che con delibera di [ORGANO/ASSEMBLEA/CONSILIO]-in data [DATA DELIBERA] è stato nominato amministratore della società il Sig./la Sig.ra [NOME] [COGNOME] (di seguito “Amministratore subentrante”);
– Che l’Amministratore uscente è il Sig./la Sig.ra [NOME] [COGNOME] (di seguito “Amministratore uscente”), cessato/a dall’incarico per [MOTIVO: dimissioni/decadenza/scadenza mandato/altro] in data [DATA CESSAZIONE];
– Che le parti intendono formalizzare il passaggio delle consegne e della documentazione afferente alla gestione sociale.
Presenti
– Amministratore uscente: Nome e cognome: [NOME] [COGNOME]; nato/a a [LUOGO NASCITA] il [DATA NASCITA]; codice fiscale [CODICE FISCALE]; residente in [INDIRIZZO RESIDENZA]; in qualità di amministratore uscente.
– Amministratore subentrante: Nome e cognome: [NOME] [COGNOME]; nato/a a [LUOGO NASCITA] il [DATA NASCITA]; codice fiscale [CODICE FISCALE]; residente in [INDIRIZZO RESIDENZA]; in qualità di amministratore subentrante.
– Eventuali testimoni/consulenti presenti: [NOME] [COGNOME], qualifica: [QUALIFICA], contatti: [TELEFONO/EMAIL] (facoltativo).
Oggetto del verbale
Con il presente atto l’Amministratore uscente dichiara di consegnare e trasferire all’Amministratore subentrante, che dichiara di ricevere e prendere in carico, la documentazione, i beni, le informazioni e le credenziali indicate nel presente verbale e negli allegati, relative alla gestione della società fino alla data odierna.
Elenco analitico della documentazione, beni e informazioni consegnati
Per ciascun elemento indicare, a cura dell’Amministratore uscente, lo stato e le eventuali note; a cura dell’Amministratore subentrante, l’accettazione e riserva di verifica.
1. Libri sociali e registri
– Libro dei soci: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Libro delle decisioni assembleari (verbali assemblea): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Libro delle decisioni del consiglio di amministrazione (se presente): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Registri contabili obbligatori (e.g. libro giornale, libro inventari): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
2. Bilanci e documentazione contabile
– Ultimo bilancio approvato (data): [DATA] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Bilanci e situazioni intermedie/consuntivi: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Prima nota, registri IVA, fatture emesse e ricevute non contabilizzate: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Prospetto contabile alla data odierna (entrate/uscite): Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
3. Documentazione bancaria e disponibilità liquide
– Elenco conti correnti con coordinate IBAN e banca: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Estratti conto aggiornati alla data [DATA]: Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Saldo cassa alla data odierna: EURO [IMPORTO] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Saldo contabile/disp. bancaria alla data odierna: EURO [IMPORTO] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Assegni, carte e strumenti di pagamento in possesso: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
4. Contratti e rapporti in essere
– Elenco contratti principali (fornitori, clienti, locazioni, appalti, servizi): Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Contratti di lavoro e posizioni del personale (cedolini, pratiche INPS/INAIL, ecc.): Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
5. Polizze assicurative e garanzie
– Copie polizze assicurative in vigore: Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
6. Contenziosi e pratiche legali
– Elenco contenziosi (tributari, civili, amministrativi) e pratiche in corso: Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
7. Fornitori, clienti e archivio corrispondenza
– Elenco fornitori e creditori: Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Elenco clienti e posizioni crediti: Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Corrispondenza rilevante (PEC, raccomandate, e-mail estratte): Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
8. Utenze, servizi e fornitori tecnici
– Contratti/utenze (energia, acqua, telefonia, internet, ecc.): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Referenti e contatti fornitori tecnici: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
9. Chiavi, dispositivi fisici e immobili
– Chiavi locali/sede, locali esterni, cassette di sicurezza: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Dispositivi aziendali in consegna (PC, telefoni, tablet, hard disk/backup): Elenco Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
10. Credenziali e accessi digitali
– Accesso PEC aziendale (account): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Credenziali accesso a gestionali, banche on-line, piattaforme fiscali, portali clienti/fornitori: Elenco Allegato n. [N°] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Modalità di consegna credenziali (supporto cartaceo, memoranda, cambio password effettuato): [MODALITÀ] Note: [NOTE]
11. Altra documentazione e atti vari
– Atti societari depositati (atto costitutivo, statuto, procure): [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Documenti tecnici, manuali, piani di lavoro: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– Altro (specificare): [DESCRIZIONE] [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
Situazione di eventuali mancanze, elementi non reperiti o da regolarizzare
– Documenti o elementi non consegnati alla data odierna e motivazione:
1) [DESCRIZIONE DOCUMENTO] — Motivo: [MOTIVO] — Termine previsto per integrazione: [DATA]
2) [DESCRIZIONE DOCUMENTO] — Motivo: [MOTIVO] — Termine previsto per integrazione: [DATA]
– Altre criticità segnalate dall’Amministratore uscente: [DESCRIZIONE]
Riconciliazione e consegna di valori
– L’Amministratore uscente dichiara di consegnare la somma in cassa pari a EURO [IMPORTO] (in contanti/assegni) e di consegnare copia del registro cassa/riporti contabili. Stato: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
– L’Amministratore uscente consegna copia degli estratti conto e deleghe/disposizioni bancarie (Allegato n. [N°]). Stato: [CONSEGNATO: SÌ/NO] Note: [NOTE]
Dichiarazioni delle parti
– L’Amministratore uscente dichiara:
a) di aver depositato e consegnato quanto sopra elencato, salvo quanto espressamente indicato come mancante o da integrare;
b) che la documentazione consegnata corrisponde, per quanto a sua conoscenza, allo stato degli atti relativi alla gestione fino alla data odierna;
c) di rimanere a disposizione per chiarimenti e per eventuale consegna integrativa nei termini indicati.
– L’Amministratore subentrante dichiara:
a) di aver ricevuto la documentazione, i beni e le informazioni elencate nel presente verbale e negli allegati, che ne formano parte integrante;
b) di prendere in carico la gestione della società a far data dal [DATA DI INIZIO EFFETTIVO DELLA GESTIONE];
c) di riservarsi, salvo quanto espressamente dichiarato, di effettuare verifiche contabili, fiscali e amministrative di dettaglio e di segnalare eventuali incongruenze o mancanze entro il termine di [TERMINE] giorni dalla data odierna;
d) che, per ragioni di sicurezza, procederà al cambio delle credenziali e delle deleghe ove ritenuto necessario, dandone tempestiva comunicazione alle controparti e agli istituti interessati.
Consegna frazionata e integrazione documentale
– Le parti convengono che la consegna potrà avvenire anche in via frazionata qualora non sia possibile completarla in data odierna. Gli elementi che saranno consegnati successivamente sono i seguenti:
1) [DOCUMENTO/ITEM] — Termine di consegna: [DATA]
2) [DOCUMENTO/ITEM] — Termine di consegna: [DATA]
– Il presente verbale rimarrà aggiornabile mediante appositi allegati sottoscritti da entrambe le parti.
Clausole operative
– La consegna delle credenziali non implica rinuncia ad azioni di responsabilità, che restano salve in favore della società o dei terzi, in conformità alle vigenti disposizioni.
– Eventuali pendenze creditorie o debitorie non sanate alla data del presente verbale sono indicate nell’elenco allegato (Allegato n. [N°]) e rimangono soggette a successiva verifica.
Allegati (elenco)
– Allegato n. [1]: Elenco e copia libri sociali e registri
– Allegato n. [2]: Bilancio e documentazione contabile
– Allegato n. [3]: Estratti conto e documentazione bancaria
– Allegato n. [4]: Elenco contratti in essere
– Allegato n. [5]: Elenco fornitori e clienti
– Allegato n. [6]: Elenco credenziali e modalità consegna
– Allegato n. [7]: Elenco dispositivi e chiavi consegnate
– Allegato n. [8]: Elenco contenziosi e pratiche legali
– Allegato n. [9]: Altro (specificare) [DESCRIZIONE]
Letto, confermato e sottoscritto
Luogo e data: [LUOGO], lì [DATA]
Firme
Firma dell’Amministratore uscente:
________________________________________
[NOME] [COGNOME]
Documento d’identità: [TIPO E NUMERO]
Firma e timbro (se applicabile): [TIMBRO]
Firma dell’Amministratore subentrante:
________________________________________
[NOME] [COGNOME]
Documento d’identità: [TIPO E NUMERO]
Testimone 1 (facoltativo):
________________________________________
[NOME] [COGNOME]
Documento d’identità: [TIPO E NUMERO]
Contatti: [TELEFONO/EMAIL]
Testimone 2 (facoltativo):
________________________________________
[NOME] [COGNOME]
Documento d’identità: [TIPO E NUMERO]
Contatti: [TELEFONO/EMAIL]
Annotazioni finali (per uso interno)
– Eventuali comunicazioni da effettuare a terzi (banche, fornitori, clienti, uffici pubblici): [ELENCO E DATA INVIO]
– Data prevista per eventuale verifica/documentazione integrativa: [DATA]
– Note aggiuntive: [NOTE]
Come compilare il modello Verbale passaggio di consegne tra amministratori SRL
La compilazione del verbale richiede rigore e precisione: il documento ha funzione probatoria e deve permettere, a terzi e all’organo sociale, di ricostruire cosa è stato consegnato, quando e in che stato. È opportuno iniziare con l’intestazione completa della società riportando denominazione, sede, codice fiscale e partita IVA e, se disponibile, l’iscrizione al Registro delle Imprese. Specificare la data, l’ora e il luogo della consegna e indicare con chiarezza la delibera o l’atto formale che ha determinato la nomina dell’amministratore subentrante, così da collegare il verbale al procedimento decisionale che ha prodotto il cambiamento di gestione.
Nella sezione “Presenti” inserire i dati anagrafici completi delle parti coinvolte (amministratore uscente e subentrante) e, se presenti, eventuali testimoni o consulenti, con l’indicazione della loro qualifica e dei documenti d’identità. Nel corpo del verbale predisporre un elenco analitico della documentazione e degli oggetti trasferiti: libri sociali, registri obbligatori, bilanci, prima nota, estratti conto, contratti in essere, polizze assicurative, contenziosi, elenchi clienti e fornitori, utenze, chiavi, dispositivi e credenziali. Per ogni voce indicare lo stato della consegna (consegnato, non consegnato, da integrare), eventuali note descrittive e il riferimento agli allegati che contengono copie o elenchi dettagliati. La chiarezza nella descrizione degli allegati riduce il rischio di future contestazioni.
È fondamentale inserire una sezione dedicata a saldi e valori per registrare la situazione di cassa e i saldi bancari alla data della consegna, oltre a dichiarare la consegna di assegni o strumenti di pagamento. Se esistono posizioni debitorie o creditorie rilevanti, queste devono essere annotate e collegate a documentazione di supporto. Nel caso in cui la consegna non sia completa, il verbale deve indicare esplicitamente gli elementi mancanti, la motivazione dell’assenza e un termine certo per la loro integrazione, prevedendo la possibilità di consegna frazionata con nuovi allegati aggiornati e sottoscritti dalle parti.
Le dichiarazioni finali dell’amministratore uscente e del subentrante devono essere chiare: l’uscente dichiara di aver consegnato quanto elencato, salvo le eccezioni indicate; il subentrante dichiara di aver ricevuto i materiali e si riserva verifiche successive, con un termine entro il quale segnalare incongruenze. È consigliabile prevedere l’espressa menzione della possibilità di cambiare credenziali e deleghe, nonché di non far decorrere tale consegna come rinuncia a eventuali azioni di responsabilità.
Infine, il verbale deve essere sottoscritto da tutte le parti presenti e, se possibile, corredato da copia dei documenti d’identità degli intervenuti. Conservare una copia firmata presso la sede sociale e una a disposizione del nuovo amministratore, allegando gli elenchi completi dei documenti consegnati. L’adozione di questo approccio garantisce trasparenza, tutela la società e facilita la transizione gestionale.
