Il verbale di riconsegna di un impianto sportivo è l’atto con cui il gestore restituisce all’ente proprietario la disponibilità dell’impianto alla scadenza del rapporto, attestandone lo stato effettivo. Riporta le condizioni di strutture e attrezzature, le letture dei contatori, l’inventario e le chiavi consegnate, documenta eventuali danni o migliorie e raccoglie le riserve delle parti. Ha valore probatorio e costituisce la base per addebiti di ripristino, conguagli di canoni e utenze e restituzione del deposito; con la firma si trasferisce la custodia e la responsabilità. Di norma richiama il contratto di gestione o locazione ed è corredato da fotografie e allegati tecnici.
Fac simile verbale di riconsegna impianto sportivo
VERBALE DI RICONSEGNA IMPIANTO SPORTIVO
Numero verbale __________ Data __________ Ora __________ Luogo di redazione __________
Oggetto: Riconsegna dell’impianto sportivo denominato __________ sito in __________
Riferimenti: Contratto/Convenzione n. __________ del __________ Verbale di consegna iniziale n. __________ del __________ Eventuali atti aggiuntivi/proroghe n. __________ del __________
1. Parti presenti
– Ente proprietario/Concedente: Denominazione __________ CF/P.IVA __________ Sede __________ Rappresentato da __________ Qualifica __________ Recapiti __________
– Gestore/Concessionario/Utilizzatore: Denominazione __________ CF/P.IVA __________ Sede __________ Rappresentato da __________ Qualifica __________ Recapiti __________
– Tecnico/RUP/Verbalizzante: Nome e cognome __________ Qualifica __________ Iscrizione Albo/Ordine n. __________
– Altri presenti (ruolo e nominativo): __________
2. Identificazione dell’impianto
– Denominazione impianto __________ Indirizzo __________
– Estremi catastali (Foglio/Particella/Sub) __________
– Componenti e pertinenze: Campi/Palestre __________ Spogliatoi/Servizi __________ Tribune __________ Locali tecnici __________ Magazzini __________ Uffici __________ Bar/Club house __________ Parcheggi __________ Aree esterne __________ Altro __________
– Superficie complessiva mq __________
3. Periodo di gestione/uso
– Data inizio gestione __________ Data termine __________ Durata complessiva __________
– Eventuali sospensioni/proroghe __________
– Consegna originaria assunta con verbale n. __________ del __________
4. Stato dell’impianto alla riconsegna
– Condizioni generali e pulizia: __________
– Strutture edilizie (coperture, pavimentazioni sportive, recinzioni, murature, infissi): __________
– Impianti tecnici:
– Elettrico/illuminazione sportiva e di sicurezza: __________
– Idrico-sanitario e scarichi: __________
– Termico/raffrescamento/ACS: __________
– Gas (metano/GLP): __________
– Antincendio (idranti/estintori/EVAC/rilevazione): __________
– Dati/telefonia/rete: __________
– Sicurezza e conformità:
– Agibilità/SCIA uso sportivo: __________
– CPI/SCIA antincendio (estremi e scadenze): __________
– Verifiche messa a terra/impianti di sollevamento (estremi): __________
– DVR/DUVRI e piano di emergenza: __________
– Segnaletica di sicurezza/uscite/emergenze: __________
– Manutenzioni eseguite nel periodo (ordinarie/straordinarie):
– Intervento __________ Data __________ Ditta __________ Documenti/garanzia __________
– Intervento __________ Data __________ Ditta __________ Documenti/garanzia __________
– Documentazione tecnica consegnata:
– Libretti impianto termico __________
– Dichiarazioni di conformità/rispondenza (DM 37/08) __________
– Manuali d’uso e manutenzione __________
– Registri manutentivi/verifiche periodiche __________
– Collaudi e certificazioni __________
– Altro __________
5. Attrezzature, arredi e dotazioni riconsegnate
– Descrizione __________ Marca/Modello __________ Matricola __________ Quantità __________ Stato (ottimo/buono/usurato/non funzionante) __________ Note __________
– Descrizione __________ Marca/Modello __________ Matricola __________ Quantità __________ Stato (ottimo/buono/usurato/non funzionante) __________ Note __________
– Descrizione __________ Marca/Modello __________ Matricola __________ Quantità __________ Stato (ottimo/buono/usurato/non funzionante) __________ Note __________
6. Chiavi, dispositivi di accesso e codici
– Numero mazzi chiavi consegnati __________ Dettaglio serrature/ambienti __________
– Badge/telecomandi __________
– Codici allarme/credenziali sistemi __________
– Restituzione dispositivi preesistenti al Gestore: SI/NO __________
7. Letture contatori e matricole (con foto allegate)
– Energia elettrica POD __________ Matricola contatore __________ Lettura __________ Data/Ora __________
– Gas PDR __________ Matricola contatore __________ Lettura __________ Data/Ora __________
– Acqua __________ Matricola contatore __________ Lettura __________ Data/Ora __________
– Altri (calore/FT/altro) __________ Matricola __________ Lettura __________ Data/Ora __________
– Numero foto allegate letture __________
8. Danni, difformità, mancanze e riserve
– Descrizione __________ Localizzazione __________ Presunta causa __________
– Stima costi di ripristino € __________
– Termine per ripristino __________ Responsabile esecuzione __________
– Penali/indennizzi applicati € __________
– Allegati fotografici n. __________
– Ulteriori riserve del Concedente/Gestore __________
9. Utenze, fornitori e situazione pagamenti
– Servizio __________ Fornitore __________ Intestazione __________ POD/PDR/Matricola __________ Situazione pagamenti fino al __________ Residui/partite aperte € __________
– Voltura/cessazione richiesta in data __________ Decorrenza __________
10. Cauzione, canoni e partite economiche di chiusura
– Deposito cauzionale versato € __________
– Restituzione autorizzata: TOTALE/PARZIALE/NEGATA € __________
– Trattenute per danni € __________ utenze € __________ penali € __________ altro € __________
– Conguaglio canoni/spese fino al __________ € __________
11. Magazzini, materiali e rifiuti
– Sgombero locali eseguito: SI/NO __________ Dettagli __________
– Beni del Gestore rimasti in loco: SI/NO __________ Elenco __________
– Rifiuti speciali smaltiti: SI/NO __________ CER __________ Formulari n. __________
12. Dichiarazioni finali e passaggio di custodia
– Il Gestore/Utilizzatore dichiara di riconsegnare l’impianto nelle condizioni sopra descritte: SENZA RISERVE/CON RISERVE __________
– L’Ente/Concedente dichiara di ricevere l’impianto: SENZA RISERVE/CON RISERVE __________
– Data e ora effettivo trasferimento custodia e rischi __________
– Decorrenza nuova gestione (se applicabile) __________
13. Allegati al presente verbale
– Planimetrie aggiornate: SI/NO __________
– Elenco attrezzature firmato: SI/NO __________
– Report fotografico n. pagine __________
– Copia letture contatori: SI/NO __________
– Elenco manutenzioni e certificazioni: SI/NO __________
– Distinta chiavi e dispositivi: SI/NO __________
– Altro __________
Chiusura
Il presente verbale è redatto in n. __________ pagine e n. __________ allegati, letto, confermato e sottoscritto in data __________
Firme
Per l’Ente proprietario/Concedente
Nome e cognome __________ Qualifica __________ Firma __________ Timbro __________
Per il Gestore/Concessionario/Utilizzatore
Nome e cognome __________ Qualifica __________ Firma __________ Timbro __________
Tecnico incaricato/RUP
Nome e cognome __________ Iscrizione Albo/Ordine n. __________ Firma __________
Testimone 1
Nome e cognome __________ Firma __________
Testimone 2
Nome e cognome __________ Firma __________
Note finali/annotazioni __________
Come scrivere un verbale di riconsegna impianto sportivo
Un verbale di riconsegna di un impianto sportivo deve innanzitutto identificare con precisione le parti coinvolte e il perimetro contrattuale entro cui avviene la riconsegna. Vanno indicati i dati anagrafici e fiscali del concedente e del gestore uscente, i rispettivi rappresentanti presenti al sopralluogo con i poteri di firma, la data, l’ora e il luogo della ricognizione, nonché il riferimento al titolo giuridico che ha regolato l’uso dell’impianto (concessione, locazione, convenzione), con estremi, eventuali atti integrativi e durata. È essenziale una chiara identificazione dell’impianto e delle sue pertinenze tramite indirizzo, eventuali riferimenti catastali o codici inventariali, planimetrie richiamate come allegati e delimitazione delle aree oggetto di riconsegna rispetto a quelle eventualmente escluse o condivise.
Il cuore del verbale è la descrizione dello stato di consistenza alla data di riconsegna. Deve riportare in modo puntuale le condizioni delle strutture principali e delle superfici sportive specifiche per disciplina (campi in erba o sintetico, parquet, pista d’atletica, vasche e aree umide, campi coperti o pressostatici), delle tribune e delle strutture accessorie quali spogliatoi, servizi igienici, infermeria, locali tecnici, magazzini, uffici, reception e aree esterne, incluse recinzioni, viabilità interna e parcheggi. La descrizione deve essere oggettiva e, se possibile, supportata da rilievi, misurazioni o riferimenti a standard tecnici applicabili (ad esempio uniformità del piano di gioco, integrità dei rivestimenti, assenza di infiltrazioni, funzionalità di parapetti e corrimani), accompagnata da documentazione fotografica georeferenziata o datata, richiamata come allegato. Ogni difformità, degrado o danno va circostanziato per ubicazione, estensione, causa presunta e incidenza sull’utilizzo, distinguendo l’usura ordinaria dall’eventuale danneggiamento imputabile al gestore secondo quanto previsto dal contratto.
Accanto allo stato delle opere civili, il verbale deve attestare la funzionalità e la conformità degli impianti tecnologici. Vanno documentati gli esiti delle prove in contraddittorio su quadri elettrici, illuminazione ordinaria e di emergenza, forza motrice, impianto di messa a terra e protezione contro le scariche atmosferiche, riscaldamento, climatizzazione e ventilazione, impianti idrico-sanitari e di produzione acqua calda, sollevamento se presente, antincendio (estintori, idranti, rivelazione, compartimentazioni, vie di esodo e segnaletica), sicurezza antintrusione e videosorveglianza, domotica, tabelloni segnapunti, diffusione sonora ed eventuali impianti specifici per piscine e trattamenti acqua. La verifica deve richiamare le principali certificazioni e scadenze di legge, come dichiarazioni di conformità ai sensi del DM 37/2008, verifiche periodiche di messa a terra e scariche DPR 462/2001, adempimenti di prevenzione incendi secondo DPR 151/2011 e SCIA VV.F., libretti d’impianto termico e ultimi rapporti di efficienza energetica, manutenzioni programmate e controlli funzionali della luce di emergenza, e, per piscine, i registri di conduzione impianto con esiti dei controlli chimico-fisici e microbiologici. La presenza di certificazioni scadute, non disponibili o non conformi va annotata espressamente, indicando se si tratta di inadempienze del gestore o criticità pregresse.
Un capitolo imprescindibile è l’inventario dei beni mobili e delle attrezzature. Il verbale deve confermare, con rinvio a un elenco allegato firmato, la consistenza e lo stato di apparecchiature sportive (porte, reti, canestri, tappeti, pesistica, corsie e blocchi di partenza), arredi, macchine e attrezzi di manutenzione (ad esempio rasaerba, spazzatrici), dispositivi elettronici e informatici, dispositivi antincendio e dispositivi di sicurezza, indicandone marca, modello, matricola se presente, condizioni, eventuali accessori, manuali d’uso e manutenzione, garanzie attive e scadenze. È opportuno specificare cosa è di proprietà del concedente e cosa era stato introdotto dal gestore a proprie spese, nonché l’eventuale rimozione autorizzata di beni del gestore con ripristino dello stato originario. Nel caso di campi omologati da federazioni sportive o leghe, il verbale dovrebbe richiamare lo stato delle omologazioni e le relative certificazioni, con indicazione di scadenze e requisiti eventualmente non più soddisfatti.
La sezione dedicata alle chiavi, ai dispositivi di accesso e alle credenziali deve essere precisa e completa. Occorre elencare e consegnare chiavi meccaniche numerate, cilindri, telecomandi, badge, codici di allarme, credenziali per software di gestione impianti, sistemi di prenotazione o controllo accessi, ripristinando dove necessario le password di default o trasferendone la titolarità in modo sicuro. Va annotato l’azzeramento o la disattivazione degli account del gestore uscente e l’eventuale migrazione dei dati, nel rispetto della normativa privacy, distinguendo i dati propri del concedente da quelli del gestore che non debbano essere trasferiti. La presa in carico del registro chiavi e la dichiarazione di restituzione completa o di smarrimenti con relative responsabilità rientrano in questa parte.
Sotto il profilo dei consumi e dei rapporti economici, il verbale deve riportare le letture in contraddittorio dei contatori di energia elettrica, gas, acqua e altri vettori all’atto della riconsegna, corredate da fotografie con data e matricola del misuratore. Va dato conto della chiusura dei contratti a carico del gestore e dell’eventuale subentro del concedente o del nuovo gestore, indicare pendenze su oneri accessori, canoni, penali, conguagli di utenze e servizi, nonché lo stato della cauzione o garanzia fideiussoria e le condizioni per lo svincolo o l’escussione in relazione a danni o inadempimenti riscontrati. Se il gestore ha eseguito interventi migliorativi o straordinari autorizzati, occorre allegare la documentazione tecnica, le fatture, le garanzie dei fornitori e specificare la proprietà delle opere e gli obblighi di manutenzione futura.
La conformità igienico-sanitaria e la pulizia finale devono essere documentate con dichiarazione di avvenute attività di sanificazione degli spazi, svuotamento e igienizzazione di spogliatoi e locali umidi, corretta gestione o smaltimento di eventuali sostanze chimiche o rifiuti speciali residui, disinfestazioni programmate e ultimi rapporti di controllo se pertinenti. Per ambienti con docce o impianti a rischio legionella, è buona prassi riportare gli esiti più recenti dei piani di controllo e le misure di prevenzione adottate. L’assenza di materiali, attrezzature o depositi non autorizzati e la consegna di locali liberi da cose del gestore vanno esplicitamente dichiarate, così come eventuali tolleranze temporanee con termini per il ritiro.
Il verbale dovrebbe poi definire chiaramente le riserve delle parti e gli impegni conseguenti. Se emergono difformità o danni, è utile quantificarne in via provvisoria la stima o rinviare a perizia, fissare tempi e modalità di ripristino a cura del gestore uscente, indicare se viene trattenuta tutta o parte della cauzione, prevedere un sopralluogo di verifica a lavori ultimati e disciplinare gli effetti in caso di inadempimento. Eventuali divergenze interpretative tra le parti devono essere annotate come riserve senza pregiudizio dei diritti, con riferimento alle clausole contrattuali applicabili. In caso di ostacoli all’immediata fruibilità dell’impianto, il verbale deve darne evidenza e, se necessario, prevedere misure provvisorie per garantire la sicurezza degli utenti.
Ai fini della tracciabilità, la parte documentale allegata riveste un ruolo decisivo. Oltre alle planimetrie e ai report fotografici, è opportuno includere copie delle principali certificazioni e verbali di verifica, libretti di impianto e registri di manutenzione, inventari firmati, omologazioni sportive, polizze assicurative in corso con evidenza di eventuali sinistri aperti che riguardino l’impianto, contratti di service cessati o da cedere, registro chiavi e credenziali consegnate, nonché eventuali autorizzazioni amministrative inerenti attività ancillari (ad esempio somministrazione o pubblicità) e il loro stato alla data di riconsegna. Tutti gli allegati vanno numerati e richiamati testualmente nel corpo del verbale.
Infine, il documento deve contenere le formule di chiusura che attestano la lettura, la conferma del contenuto e la sottoscrizione delle parti presenti, con spazio per firme, timbri e l’eventuale indicazione di testimoni o di tecnici incaricati che abbiano partecipato al sopralluogo. Se la firma non avviene contestualmente, è opportuno indicare le modalità e i termini per la sottoscrizione differita. La data e l’ora di effettiva riconsegna determinano il passaggio di custodia e responsabilità sull’impianto, perciò vanno evidenziate con chiarezza. In questo modo il verbale assolve alla duplice funzione di fotografia oggettiva dello stato dell’impianto e di strumento regolatore dei rapporti tra concedente e gestore in fase di passaggio, riducendo il rischio di contenziosi e tutelando la continuità e la sicurezza dell’uso sportivo.
