Il verbale per il rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione di una cooperativa è il documento formale che attesta le operazioni svolte dall’assemblea dei soci in occasione della nomina o del rinnovo degli amministratori. Serve a certificare la regolarità della convocazione, la presenza o rappresentanza dei soci, il rispetto dei quorum statutari e legali, le modalità di votazione e l’esito delle procedure elettive, nonché l’accettazione delle cariche da parte degli eletti. Si utilizza ogni qualvolta l’assemblea delibera la composizione dell’organo amministrativo, la determinazione del numero dei consiglieri, la nomina del presidente del CdA o di altre cariche interne e quando è necessario depositare l’atto presso il Registro delle Imprese o conservarlo agli atti sociali.
Fac simile Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
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Esempio Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI PER IL RINNOVO DELLE CARICHE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Denominazione sociale: [DENOMINAZIONE COOPERATIVA]
Sede legale: [INDIRIZZO COMPLETO SEDE]
Codice fiscale / Partita IVA: [CODICE FISCALE / P.IVA]
Numero REA (se disponibile): [NUMERO REA]
Luogo della riunione: [LUOGO (SEDE SOCIALE/ALTRO)]
Data: [DATA]
Ora di inizio: [ORA]
Presidente dell’Assemblea: [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO NASCITA] il [DATA NASCITA], residente in [INDIRIZZO], identificato/a con [TIPO DOCUMENTO E NUMERO] e nominato/a Presidente ai sensi dello Statuto.
Segretario verbalizzante: [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO NASCITA] il [DATA NASCITA], residente in [INDIRIZZO], identificato/a con [TIPO DOCUMENTO E NUMERO], incaricato/a della redazione del presente verbale.
Verifica della regolarità della convocazione
Il Presidente dichiara che l’Assemblea è stata regolarmente convocata mediante: [INDICARE MODALITÀ E DATA DI CONVOCAZIONE] e, accertata la conformità alla procedura statutaria, procede alla verifica della validità dell’adunanza.
Presenze e rappresentanze
Soci presenti nominativi:
[ELENCO DEI SOCI PRESENTI con: NOME, COGNOME, CODICE FISCALE, INDIRIZZO, NUMERO QUOTE/RAPPORTO]
Soci rappresentati tramite delega (indicare delegante e delegato) e numero di deleghe:
[ELENCO DELEGHE: DELEGANTE -> DELEGATO -> NUMERO QUOTE RAPPRESENTATE]
Totale soci presenti o rappresentati: [NUMERO SOCI]
Totale quote/capitale rappresentato: [NUMERO QUOTE O VALORE] pari al [% DEL CAPITALE SOCIALE]
Quorum richiesto dallo Statuto per la validità della deliberazione: [DESCRIZIONE QUORUM STATUTARIO]
Quorum constatato dall’Assemblea: [INDICARE SE RAGGIUNTO / NON RAGGIUNTO]
Ordine del giorno
1) Rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione e determinazione del numero dei consiglieri;
2) Elezione del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
3) Comunicazioni e determinazioni correlate; eventuale punto per nomina di cariche interne (tesoriere, vicepresidente, ecc.);
4) Varie ed eventuali.
Svolgimento dell’Assemblea
Il Presidente, constatata la regolarità dell’adunanza e l’esistenza del quorum necessario per deliberare, apre la discussione sul primo punto all’ordine del giorno.
Determinazione del numero dei consiglieri
Il Presidente propone di determinare il numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione in n. [NUMERO] membri, così conforme allo Statuto e alla normativa vigente che prevede l’organo amministrativo composto da almeno tre membri.
Proposta: determinare in n. [NUMERO] il numero dei consiglieri del Consiglio di Amministrazione per la durata di mandato di [DURATA MANDATO] (es. per il triennio [ANNO] / [ANNO]).
Modalità di votazione: [DESCRIVERE MODALITÀ (voto palese, per alzata di mano, scrutinio segreto, votazione elettronica, ecc.)]
Risultato della votazione:
Voti favorevoli: [NUMERO]
Voti contrari: [NUMERO]
Astenuti: [NUMERO]
Deliberazione: [APPROVATA / RESPINTA]
Esito formale: Il Presidente proclama determinato il numero dei consiglieri in n. [NUMERO].
Candidature e dichiarazioni preliminari
Vengono presentate le candidature per la carica di consigliere:
[ELENCO CANDIDATI: NOME, COGNOME, DATA E LUOGO NASCITA, RESIDENZA, CODICE FISCALE]
Prima della votazione, i candidati dichiarano di accettare la candidatura e di non trovarsi in cause di ineleggibilità o incompatibilità previste dallo Statuto e dalla normativa vigente, ivi comprese, ove applicabili, le disposizioni previste dall’art. 2382 c.c. (dichiarazioni scritte depositate agli atti): sì/no. Le dichiarazioni sottoscritte dai candidati sono allegate al presente verbale in copia/duplicato informatico.
Elenco dichiarazioni allegate:
[DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DI: NOME COGNOME — DATA]
[DICHIARAZIONE DI INSUSSISTENZA CAUSE DI INELEGIBILITÀ DI: NOME COGNOME — DATA]
Votazione per l’elezione del Consiglio di Amministrazione
Modalità di votazione: [DESCRIZIONE]
Risultato complessivo della votazione:
Numero totale voti espressi: [NUMERO]
Voti favorevoli (per ciascun candidato se previsto o elenco con conteggio):
[NOME COGNOME] — Voti favorevoli: [NUMERO], Voti contrari: [NUMERO], Astenuti: [NUMERO]
[NOME COGNOME] — Voti favorevoli: [NUMERO], Voti contrari: [NUMERO], Astenuti: [NUMERO]
…
Proclamazione degli eletti
Il Presidente, verificati i risultati delle operazioni di voto, proclama eletti membri del Consiglio di Amministrazione, per la durata di carica stabilita:
1) [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA] — [DURATA MANDATO: es. per il triennio [ANNO]/[ANNO]];
2) [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA] — [DURATA MANDATO];
3) [NOME] [COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA] — [DURATA MANDATO];
…
Eventuali componenti supplenti (se previsti dallo Statuto):
[ELENCO SUPPLENTI]
Accettazione della carica
I soggetti proclamati eletti dichiarano di accettare la carica e di essere informati degli obblighi connessi alla carica sociale.
Dichiarazioni d’accettazione (date e firme a margine / allegate):
[NOME COGNOME — DICHIARA DI ACCETTARE — DATA — FIRMA]
[NOME COGNOME — DICHIARA DI ACCETTARE — DATA — FIRMA]
…
Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione e cariche interne
Si propone e si procede all’elezione del Presidente del Consiglio di Amministrazione tra gli eletti.
Candidato proposto: [NOME COGNOME]
Modalità di votazione: [DESCRIZIONE]
Risultato:
Voti favorevoli: [NUMERO]
Voti contrari: [NUMERO]
Astenuti: [NUMERO]
Deliberazione: [ELETTO/RESPINTO]
Il Presidente del CdA proclamato: [NOME COGNOME], che dichiara di accettare la nomina e le relative responsabilità.
Eventuali altre cariche interne nominate (Vicepresidente, Tesoriere, ecc.):
[ELENCO CARICHE INTERNE: CARICA — NOME COGNOME — Accettazione: Sì/No — Data]
Determinazioni accessorie e formalità
Si dà atto che tutte le dichiarazioni prescritte dallo Statuto e dalla normativa vigente, relative a ineleggibilità, incompatibilità e accettazione delle cariche, sono raccolte e allegate al presente verbale in copia cartacea e/o duplicato informatico.
Si incarica il/la Sig./Sig.ra [NOME COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], residente in [INDIRIZZO], con documento [TIPO E NUMERO], quale soggetto delegato a:
– depositare presso il Registro delle Imprese competente il presente verbale in forma [CARTACEA / INFORMATICA],
– predisporre e sottoscrivere gli adempimenti necessari per l’iscrizione delle nuove cariche sociali, allegando la documentazione richiesta (elenco soci presenti, dichiarazioni di accettazione e di insussistenza di cause di ineleggibilità, copia informatica per immagine dell’originale cartaceo ovvero duplicato informatico se il verbale è nato informatico),
– compiere ogni altra formalità necessaria.
Modalità di deposito scelta: [SE IL VERBALE È ORIGINALE CARTACEO: allegare copia informatica per immagine / SE IL VERBALE È NATO INFORMATICO: allegare duplicato informatico]
Varie ed eventuali
[SINTESI DELLE EVENTUALI COMUNICAZIONI, DECISIONI AGGIUNTIVE, RICHIESTE DI INFORMAZIONI, ECC.]
Chiusura della seduta
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore [ORA CHIUSURA] il Presidente dichiara chiusa la seduta e redige il presente verbale che, previa lettura, viene approvato e sottoscritto come segue.
Luogo e data: [LUOGO], [DATA]
Il Presidente dell’Assemblea
[NOME] [COGNOME]
Qualifica: [QUALIFICA]
Firma: ___________________________
Il Segretario verbalizzante
[NOME] [COGNOME]
Qualifica: [QUALIFICA]
Firma: ___________________________
I membri del Consiglio di Amministrazione eletti (per presa d’atto e accettazione)
[NOME] [COGNOME] — Data accettazione: [DATA] — Firma: ___________________________
[NOME] [COGNOME] — Data accettazione: [DATA] — Firma: ___________________________
[NOME] [COGNOME] — Data accettazione: [DATA] — Firma: ___________________________
[…]
Allegati (da elencare e numerare)
1) Elenco dei soci presenti e rappresentati, con indicazione delle quote/capitale rappresentato;
2) Copia delle deleghe in originale (se presenti);
3) Dichiarazioni di accettazione della carica sottoscritte dai singoli eletti;
4) Dichiarazioni di insussistenza di cause di ineleggibilità/incompatibilità sottoscritte dai candidati;
5) Eventuali procure e documenti di identità;
6) Copia informatica per immagine dell’originale cartaceo o duplicato informatico del verbale (specificare): [INDICARE TIPO DI DOCUMENTO DIGITALE E NOME FILE];
7) Altra documentazione rilevante: [SPECIFICARE]
Note per il deposito (da completare al momento dell’invio)
Registro Imprese competente: [CAMERA DI COMMERCIO DI …]
Documentazione allegata per l’iscrizione: [ELENCO]
Data deposito: [DATA DEPOSITO]
Protocollo / Numero pratica: [NUMERO]
(Il presente modello è predisposto per essere compilato e firmato ed è allegabile al deposito al Registro delle Imprese, secondo le modalità previste dalla normativa e dalle prassi amministrative vigenti.)
Come compilare il modello Verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
La compilazione del verbale deve seguire un criterio di completezza e precisione formale: innanzitutto occorre riportare con esattezza i dati identificativi della cooperativa (denominazione, sede legale, codice fiscale o partita IVA e, se disponibile, numero REA) e specificare luogo, data e ora dell’adunanza. È fondamentale indicare chi ha presieduto l’assemblea e chi ha svolto le funzioni di segretario verbalizzante, con i relativi dati identificativi e il riferimento al conferimento dell’incarico ai sensi dello statuto.
La sezione sulle convocazioni e sulla verifica della validità dell’assemblea deve documentare la modalità e la data di convocazione nonché l’accertamento del quorum statutario e di legge: per le deliberazioni di rinnovo delle cariche è necessario attestare il numero dei soci presenti e rappresentati e la quota di capitale rappresentata, in modo da dimostrare l’esistenza dei presupposti di validità. Quando sono presenti deleghe, queste devono essere annotate con l’indicazione del delegante, del delegato e della misura di capitale rappresentata, e le deleghe originali vanno conservate tra gli allegati.
Per la parte relativa all’ordine del giorno e allo svolgimento della votazione occorre indicare testualmente i punti trattati, la proposta formulata e la modalità di voto adottata (voto palese, per alzata di mano, scrutinio segreto, votazione elettronica, ecc.). I risultati vanno riportati con cifra dei voti favorevoli, contrari e astenuti e, se previsto dallo statuto o utile per chiarezza, con il conteggio dei voti per ciascun candidato. La proclamazione degli eletti deve essere chiaramente espressa, specificando nomi, luogo e data di nascita e durata del mandato così come deliberata dall’assemblea.
Prima della votazione è buona prassi raccogliere dalle candidature le dichiarazioni scritte di accettazione della carica e di insussistenza di cause di ineleggibilità o incompatibilità (anche con riferimento all’art. 2382 c.c. quando pertinente); tali dichiarazioni devono essere allegate al verbale e conservate tra gli atti sociali. Se lo statuto prevede componenti supplenti, vanno annotate le relative modalità di nomina e la loro eventuale proclamazione.
Per le nomine delle cariche interne del CdA, come Presidente, vicepresidente o tesoriere, il verbale deve riportare la proposta, la modalità di votazione e l’esito con l’accettazione degli interessati. È opportuno nominare un soggetto delegato a curare gli adempimenti necessari per l’iscrizione al Registro delle Imprese e descrivere le modalità di deposito scelte: se il verbale è redatto originariamente in forma cartacea, dovrà essere allegata una copia informatica per immagine dell’originale, mentre se nato informatico andrà predisposto il duplicato informatico.
Infine, il verbale deve chiudersi con l’indicazione dell’ora di chiusura della seduta e con le sottoscrizioni del Presidente dell’Assemblea, del segretario verbalizzante e, per presa d’atto e accettazione, dei membri del Consiglio di Amministrazione eletti. Gli allegati elencati nel verbale devono essere numerati e corredati della documentazione richiesta: elenco soci presenti e rappresentati con quote, copie delle deleghe, dichiarazioni di accettazione e di insussistenza di cause di ineleggibilità, copie di documenti di identità e, se necessario, la copia informatica per immagine o il duplicato informatico del verbale.
Nel predisporre il modello è essenziale seguire le prescrizioni statutarie e, quando rilevante, le indicazioni della normativa di settore e della Camera di Commercio competente, adeguando la durata del mandato e le procedure di nomina alle eventuali previsioni specifiche previste dallo statuto. Una verifica preventiva dei requisiti di eleggibilità e della correttezza delle formalità di convocazione riduce il rischio di impugnazioni e facilita l’esito positivo delle pratiche di iscrizione presso il Registro delle Imprese.
