Il verbale di riconsegna dei beni aziendali è un documento formale, redatto generalmente al termine di un rapporto di lavoro o in occasione di un cambio di incarico, che attesta la restituzione da parte di un dipendente o collaboratore di tutti i beni aziendali affidatigli durante il periodo di collaborazione. Si tratta di uno strumento che certifica, in maniera dettagliata e condivisa tra le parti, quali oggetti, strumenti informatici, dispositivi elettronici, chiavi, badge o altri materiali di proprietà dell’azienda sono stati restituiti, garantendo così sia la tutela del patrimonio aziendale sia la trasparenza nei confronti del lavoratore. La sottoscrizione del verbale da entrambe le parti rappresenta una prova della corretta riconsegna e permette di prevenire eventuali contestazioni future relative a beni mancanti o danneggiati.
Fac simile verbale di riconsegna beni aziendali
VERBALE DI RICONSEGNA BENI AZIENDALI
In data ______________, presso ______________, alla presenza del Responsabile ______________, il/la Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, in qualità di ______________, procede alla riconsegna dei beni aziendali sotto elencati:
| N. | Descrizione bene | Matricola/Seriale | Stato d’uso | Note |
|—-|———————————|——————-|————————-|———————|
| 1 | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ |
| 2 | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ |
| 3 | ______________ | ______________ | ______________ | ______________ |
| … | … | … | … | … |
Il/la sottoscritto/a dichiara di aver restituito i suddetti beni aziendali completi di tutti gli accessori ricevuti in dotazione e di non avere ulteriori materiali di proprietà dell’azienda.
Eventuali anomalie riscontrate alla consegna: _______________________________________________________________________________________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Firma del riconsegnante: ______________
Firma del responsabile aziendale: ______________
Come scrivere un verbale di riconsegna beni aziendali
Un verbale di riconsegna dei beni aziendali è un documento fondamentale che attesta formalmente la restituzione di materiali, strumenti o dispositivi di proprietà dell’azienda da parte di un dipendente, un collaboratore, un fornitore o un soggetto terzo. La sua redazione deve essere accurata e dettagliata, per tutelare entrambe le parti e per costituire una prova della corretta riconsegna dei beni stessi.
Nel corpo del verbale, innanzitutto, devono essere chiaramente identificati i soggetti coinvolti. È necessario specificare i dati anagrafici e identificativi della persona che restituisce i beni, nonché dell’eventuale incaricato o rappresentante dell’azienda che riceve la riconsegna. È importante includere riferimenti come nome, cognome, ruolo o qualifica, e, se rilevante, anche il numero di matricola o di identificazione aziendale.
Successivamente, il verbale deve riportare la data e il luogo in cui avviene la riconsegna, elementi indispensabili per contestualizzare l’evento e per eventuali verifiche future. La descrizione dei beni riconsegnati rappresenta il cuore del verbale: occorre fornire una descrizione precisa e puntuale di ogni oggetto, includendo dati come la tipologia, la marca, il modello, il numero di serie o matricola se presente, lo stato di conservazione al momento della restituzione e ogni eventuale anomalia o danno riscontrato. Questa parte serve a evitare future contestazioni sull’integrità e sulla completezza dei beni.
Non di rado è utile menzionare le condizioni nelle quali i beni sono stati assegnati originariamente e, se pertinente, eventuali accordi o regolamenti interni che ne disciplinavano l’uso e la riconsegna, facendo riferimento magari al contratto di lavoro, a regolamenti aziendali o a precedenti verbali di consegna.
Un aspetto rilevante è anche la dichiarazione esplicita, da parte del soggetto riconsegnante, di non essere più in possesso di altri beni aziendali e di aver restituito tutto quanto ricevuto, salvo quanto eventualmente specificato. Parallelamente, il ricevente può dichiarare di aver ricevuto i beni e, se del caso, di aver verificato la corrispondenza e lo stato degli stessi rispetto a quanto riportato nel verbale.
Per attribuire valore legale al documento, non possono mancare le firme di entrambe le parti coinvolte, spesso accompagnate dalla data di sottoscrizione. In alcuni contesti, soprattutto nelle aziende più strutturate, il verbale può prevedere anche il timbro aziendale o la presenza di testimoni, soprattutto quando la lista dei beni è particolarmente rilevante o vi siano contestazioni in atto.
Infine, è opportuno inserire eventuali note aggiuntive o riserve, sia da parte di chi riconsegna sia di chi riceve, qualora vi siano osservazioni particolari sulle condizioni dei beni o su circostanze anomale che si sono verificate al momento della restituzione. Tutto ciò contribuisce a rendere il verbale un documento chiaro, completo e utile a prevenire o risolvere eventuali dispute future.
