Il verbale di deliberazione per l’ammissione di un socio in una cooperativa è il documento formale con cui l’organo amministrativo competente prende in esame la domanda di adesione di un soggetto, verifica la sussistenza dei requisiti statutari e legali e assume la decisione di ammettere o respingere il richiedente. Serve a formalizzare l’esame istruttorio, a motivare l’eventuale rigetto entro i termini di legge e a disporre gli adempimenti conseguenti, tra cui la comunicazione al richiedente e l’annotazione nel libro dei soci; la delibera rappresenta inoltre la prova alla base dell’iscrizione come socio.
Si utilizza in occasione di richieste di ammissione di nuovi soci alla cooperativa, sia quando la decisione è favorevole e richiede l’indicazione di termini e modalità per il versamento della quota sociale, sia quando la decisione è negativa e occorre motivare il rigetto e specificare le modalità di comunicazione all’interessato, nei termini previsti dall’art. 2528 c.c.
Fac simile Verbale ammissione socio cooperativa Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word pronto da scaricare e compilare per adattarlo alle specifiche della cooperativa e ai dati del richiedente.
Esempio Verbale ammissione socio cooperativa
Oggetto: Ammissione di nuovo socio.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra [NOME E COGNOME DEL PRESIDENTE], nella sua qualità di Presidente.
Assume la funzione di verbalizzante il Sig./la Sig.ra [NOME E COGNOME DEL VERBALIZZANTE], nella sua qualità di [CARICA].
Sono presenti i signori:
[NOME E COGNOME] – [CARICA]
[NOME E COGNOME] – [CARICA]
[NOME E COGNOME] – [CARICA]
(Eventuali partecipanti esterni: [NOME E COGNOME] – [QUALIFICA/RELAZIONE])
Il Presidente dichiara validamente costituito il Consiglio e apre la trattazione del seguente punto all’ordine del giorno.
Premesso che:
in data [DATA DOMANDA] è pervenuta alla Cooperativa istanza di ammissione alla qualità di socio da parte del/la Sig./Sig.ra:
Nome e cognome: [NOME] [COGNOME]
Luogo di nascita: [LUOGO NASCITA]
Data di nascita: [DATA NASCITA]
Codice fiscale: [CODICE FISCALE]
Domicilio/residenza: [INDIRIZZO DOMICILIO]
Recapito: [TELEFONO / E-MAIL]
Documentazione acquisita in sede di domanda: [ELENCO DOCUMENTI ALLEGATI]
Il Consiglio prende atto della domanda e della documentazione prodotta dal richiedente e procede all’esame e alla verifica dei requisiti per l’ammissione così come previsti dallo Statuto sociale (art. [INDICARE ARTICOLO/I] dello Statuto) e, per quanto applicabile, ai sensi dell’art. 2528 del codice civile.
Risultanze della verifica:
Dalla verifica è emerso quanto segue: [RIEPILOGO ESITI VERIFICA E/O OSSERVAZIONI]
Esito della deliberazione:
Il Consiglio, valutate le risultanze istruttorie e letto lo Statuto sociale, ai sensi e per gli effetti dell’art. 2528 c.c.,
[SEZIONE SCELTA: BARRARE O CANCELLARE LA PARTE NON APPLICABILE]
Delibera di ammettere quale socio della Cooperativa il/la Sig./Sig.ra [NOME] [COGNOME], con decorrenza dei diritti sociali dal [DATA DECORRENZA DIRITTI], subordinatamente alla sottoscrizione della quota sociale di euro [IMPORTO QUOTA] e al relativo versamento alle condizioni previste dallo Statuto e dal presente atto. Si dispone che il versamento della quota sociale dovrà essere effettuato entro e non oltre il [DATA TERMINE VERSAMENTO]. Il Consiglio dispone che, a seguito dell’avvenuto versamento, venga annotata la presente delibera nel Libro dei Soci con la indicazione del numero di iscrizione che verrà attribuito.
Oppure
Delibera di respingere la domanda di ammissione presentata dal/la Sig./Sig.ra [NOME] [COGNOME], per le seguenti motivate ragioni: [INDICARE MOTIVAZIONE/I DEL RIGETTO]. Si dà atto che le motivazioni del rigetto saranno comunicate all’interessato nei termini di legge, e comunque entro il termine di giorni 60 dalla data odierna, ai sensi dell’art. 2528 c.c.
Mandati e adempimenti:
Il Consiglio incarica il Presidente della Cooperativa di:
procedere alla comunicazione scritta dell’esito della presente deliberazione al richiedente, entro i termini di legge;
eventualmente richiedere il versamento della quota sociale e ogni altra eventuale prestazione prevista dallo Statuto, indicando le modalità e la scadenza per l’adempimento;
provvedere all’annotazione della delibera nel Libro dei Soci, con l’indicazione della data di iscrizione e del numero di posizione, nonché di compiere ogni ulteriore adempimento amministrativo e contabile conseguente all’ammissione/rigetto.
Annotazione nel Libro dei Soci:
Numero di iscrizione attribuito: [NUMERO ISCRIZIONE]
Data di annotazione: [DATA ANNOTAZIONE]
Note di iscrizione: [NOTE]
Chiude la seduta alle ore [ORA CHIUSURA].
Letto, approvato e sottoscritto.
Firma del Presidente:
[NOME E COGNOME DEL PRESIDENTE]
Firma del verbalizzante:
[NOME E COGNOME DEL VERBALIZZANTE]
Firme dei Consiglieri presenti:
[NOME E COGNOME] – [FIRMA]
[NOME E COGNOME] – [FIRMA]
[NOME E COGNOME] – [FIRMA]
Ricevuta comunicazione all’interessato:
Data comunicazione: [DATA COMUNICAZIONE]
Modalità di comunicazione: [POSTA RACCOMANDATA / PEC / CONSEGNA A MANO / ALTRO]
Firma per ricezione (se applicabile): [NOME E COGNOME DEL RICEVENTE] – [FIRMA]
Come compilare il modello Verbale ammissione socio cooperativa
La compilazione del modello richiede attenzione ai dati formali e al quadro giuridico che regola l’ammissione dei soci. In apertura è essenziale indicare chiaramente luogo, data e ora della riunione nonché la qualifica e il nome di chi presiede e di chi assume la verbalizzazione; questi elementi sono fondamentali per l’efficacia probatoria del documento. A seguire va riportato l’ordine del giorno, con l’esplicita indicazione che la riunione è convocata per decidere sull’ammissione del nuovo socio.
Per l’identificazione del richiedente occorre trascrivere integralmente i dati anagrafici: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, domicilio o residenza e i recapiti comunicati con la domanda. Deve inoltre essere riportata la data di presentazione della domanda e l’elenco della documentazione allegata, in modo che il verbale dia atto dell’istruttoria svolta e dei documenti esaminati.
Nella parte dedicata alla verifica dei requisiti è obbligatorio richiamare lo statuto sociale indicando l’articolo o gli articoli rilevanti e descrivere sinteticamente gli esiti dell’accertamento: la valutazione deve riferirsi ai requisiti previsti dallo statuto e, ove pertinente, alle disposizioni del codice civile, in particolare all’art. 2528 c.c. Il verbale dovrebbe contenere un sommario delle osservazioni istruttorie e ogni rilievo rilevante emerso in sede di esame, in modo che la decisione risulti motivata e documentata.
Per l’esito della deliberazione il modello deve prevedere con chiarezza entrambe le possibilità: l’ammissione e il rigetto. In caso di ammissione è necessario indicare la decorrenza dei diritti sociali, l’importo della quota sociale da sottoscrivere e il termine entro il quale il versamento deve essere effettuato, nonché l’eventuale condizione subordinante l’esercizio dei diritti sociali al pagamento. Se la decisione è negativa, il verbale deve contenere le motivazioni del rigetto e la previsione della comunicazione delle stesse all’interessato nei termini di legge; il richiamo al termine di 60 giorni per la comunicazione del rigetto costituisce un elemento operativo da inserire quando applicabile.
La sezione relativa ai mandati e agli adempimenti è utile per delegare formalmente al Presidente o ad altri soggetti i compiti esecutivi conseguenti alla delibera: comunicazione scritta dell’esito al richiedente, richiesta del versamento della quota, annotazione della delibera nel libro dei soci e ogni adempimento amministrativo e contabile correlato. Il modello dovrebbe anche prevedere uno spazio per l’annotazione nel libro dei soci con il numero di iscrizione, la data e le eventuali note, così da collegare immediatamente la delibera all’annotazione ufficiale.
Completano il verbale le firme del Presidente, del verbalizzante e dei consiglieri presenti; è bene prevedere spazi distinti per la data e la modalità di comunicazione dell’esito al richiedente, nonché per la firma di ricezione quando la comunicazione avviene a mano. Nel predisporre il testo si consiglia di adottare una formulazione narrativa, chiara e non eccessivamente schematica, che consenta di leggere agevolmente la sequenza dei fatti, le valutazioni svolte e le decisioni assunte, garantendo al contempo la completezza degli elementi richiesti dalla normativa e dallo statuto.
